1、目的：規(guī)范人力資源檔案管理，為公司提供準(zhǔn)確的人力資源信息。
2、范圍：全體員工
3、責(zé)任者：總經(jīng)理辦公室
4、程序：
4、1責(zé)任區(qū)分
總經(jīng)理辦公室
4、1、1公司總經(jīng)理辦公室要有兼職檔案管理員，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)公司各種檔案管理工作，就此工作對(duì)人事助理負(fù)責(zé)。
4、1、2檔案管理員負(fù)責(zé)員工檔案的調(diào)入、調(diào)出、建立、保存、使用、托管等工作。
4、1、3檔案管理員要按歸檔材料要求，及時(shí)、準(zhǔn)確收集員工檔案材料所需信息，錄入個(gè)人檔案中。
4、1、4人事專(zhuān)員、檔案管理員有權(quán)要求員工按時(shí)上交、補(bǔ)齊個(gè)人檔案材料。
4、1、5在公司條件允許的情況下，逐步建立員工電子檔案。
員工責(zé)任：
4、1、6公司正式員工都必須向公司提供準(zhǔn)確的個(gè)人信息。
4、1、7部門(mén)助理以上及個(gè)別關(guān)鍵崗位員工的個(gè)人信息，要由總經(jīng)理辦公室專(zhuān)門(mén)調(diào)查核實(shí)。
4、1、8對(duì)惡意提供個(gè)人虛假信息的員工，一經(jīng)查實(shí)，一律作辭退處理。
4、1、9員工個(gè)人原有人事關(guān)系檔案可由個(gè)人或公司協(xié)助調(diào)入，委托人才交流中心代為保管。
4、1、10員工個(gè)人信息發(fā)生變化，必須在15個(gè)工作日內(nèi)報(bào)告總經(jīng)理辦公室，以便及時(shí)更改。
4、2檔案建立
4、2、1正式員工必須建立統(tǒng)一的基礎(chǔ)檔案，基礎(chǔ)檔案包括：應(yīng)聘登記表、員工履歷表(主管以上員工)、各種證件(身份證、戶(hù)口本、學(xué)歷證、學(xué)位證、職稱(chēng)證、駕駛證、上崗證)復(fù)印件、近期一寸正面彩照、體檢表、健康證。
4、2、2員工檔案后續(xù)內(nèi)容包括：轉(zhuǎn)正定級(jí)表、勞動(dòng)合同、任免表、年度體檢表、入黨、團(tuán)登記表、獎(jiǎng)懲表、培訓(xùn)記錄、年度考核表及其他內(nèi)容異動(dòng)表(姓名、民族、學(xué)歷、職稱(chēng)、崗位、薪資、家庭住址、電話(huà)號(hào)碼、婚姻、證明人、擔(dān)保人)。
4、2、3員工個(gè)人檔案材料的收集，屬于在公司工作期間發(fā)生的材料由檔案管理員直接收集歸檔，個(gè)人認(rèn)為需歸檔的材料，交由人事專(zhuān)員辨析確認(rèn)簽字后歸檔。
4、3檔案管理
4、3、1員工人事關(guān)系檔案一律交由省、市人才交流中心托管，公司可報(bào)銷(xiāo)50%檔案托管費(fèi)。因個(gè)人原因不按規(guī)定辦理托管造成死檔的，后果自負(fù)。
4、3、2正式員工在公司的人力資源檔案一律由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管。
4、3、3員工個(gè)人檔案不得帶出檔案室，查閱檔案資料只能在檔案管理員在場(chǎng)的情況下進(jìn)行。
4、3、4加、減、改動(dòng)員工檔案信息須經(jīng)總辦主任審查同意方可進(jìn)行。
