員工又一次錯(cuò)過了最后期限，管理者應(yīng)該怎么辦呢?最自然的做法是減少工作負(fù)擔(dān)，以保證分配給員工的任務(wù)能夠按時(shí)完成。畢竟，如果他們已經(jīng)落后了，為什么還要給員工更多的任務(wù)或者催促他們?nèi)プ瞿切┥形赐瓿傻墓ぷ髂?
但是，一項(xiàng)最新研究表明，這種傳統(tǒng)思路是全盤錯(cuò)誤的。實(shí)際上，那些不斷向愛拖延的員工強(qiáng)調(diào)“忙碌”的管理者――強(qiáng)調(diào)員工在不久的將來仍需完成的工作量――反而會(huì)讓員工覺得火燒眉毛并改變懈怠的狀態(tài)以提高效率。
至2013的兩年間，美國(guó)出版了將近5000本關(guān)于如何提高效率的書，并且有超過3700種“待辦事項(xiàng)”應(yīng)用軟件可供下載。拖延，不管是在個(gè)人生活還是職業(yè)生涯層面上，顯然都已成為美國(guó)企業(yè)關(guān)注的中心。無論是員工遲遲不寫報(bào)告，經(jīng)理推遲會(huì)見或電話會(huì)議，還是執(zhí)行官取消了一個(gè)計(jì)劃中的重要商務(wù)旅行，拖延的陰影無處不在。并且，人們通常把他們錯(cuò)過最后期限歸咎于“太忙”。
而這項(xiàng)研究的結(jié)果恰恰相反。研究者分析了一個(gè)時(shí)間管理軟件中列出的將近60萬個(gè)任務(wù)的結(jié)果，并進(jìn)行了其他三項(xiàng)研究以檢測(cè)員工因?yàn)橥涎影Y而錯(cuò)過最后期限時(shí)產(chǎn)生的負(fù)面情緒。他們發(fā)現(xiàn)，當(dāng)員工們沒有太多工作需要完成時(shí)，錯(cuò)過其中某一項(xiàng)任務(wù)會(huì)對(duì)他們的情緒產(chǎn)生顯著的負(fù)面影響，導(dǎo)致他們的注意力從那項(xiàng)任務(wù)中游離出來并拖延其他的任務(wù)。
但如果員工有很多工作要完成，在某項(xiàng)具體任務(wù)上的失敗的后果并不那么嚴(yán)重，遭受到的情緒上的打擊也更小，因?yàn)樗麄冇X得自己“忙碌”――無論是他們真的有很多工作要做，還是只是“相信”他們有。
研究者認(rèn)為，“感覺忙碌”可以減少錯(cuò)過最后期限帶來的情緒影響，因?yàn)閱T工可以通過趕緊完成其他未完成的工作來為他們的拖延行為開脫。察覺到自己“很忙”的人可能不會(huì)長(zhǎng)時(shí)間糾結(jié)于因錯(cuò)過其中一個(gè)任務(wù)而帶來的負(fù)面情緒。
雖然使員工保持忙碌可能是治療拖延的最簡(jiǎn)單的方法，但是管理者同時(shí)也要意識(shí)到，一些真正的超負(fù)荷工作的人有可能陷入困境，最終撂挑子。“老板必須平衡‘個(gè)人’對(duì)超負(fù)荷工作的感受以及‘觀念’上的‘最近很忙’的含義”，研究者寫道。管理者沒必要非得給員工布置額外的工作來使他們更忙，而是可以通過強(qiáng)調(diào)等待完成的工作的數(shù)量，或者把大項(xiàng)目分解成具體的小項(xiàng)目以增強(qiáng)員工的成就感等手段，使員工意識(shí)到自己“很忙”。
研究者指出，有時(shí)心理學(xué)手段也可以起到同樣的效果。管理者應(yīng)當(dāng)不斷向下屬?gòu)?qiáng)調(diào)他們比其他部門的人要忙，在優(yōu)先強(qiáng)調(diào)工作量這一主題時(shí)進(jìn)行積極比較。因?yàn)橥涎影Y源于錯(cuò)過最后期限帶來的負(fù)面情緒，企業(yè)應(yīng)當(dāng)努力幫助員工處理這種后遺癥并樹立“戰(zhàn)勝失敗”的決心。管理者應(yīng)當(dāng)不斷提醒員工他們的工作量，而不是對(duì)錯(cuò)過最后期限的員工進(jìn)行嚴(yán)厲批評(píng)。
