既然傾聽在溝通中處于如此重要的位置，那么，作為一個中層干部，你在和下屬溝通的時候，該如何做才是正確的呢?
以下四個方面值得注意：
1、與下屬確認(rèn)你聽懂了他的話
當(dāng)你與下屬溝通工作的時候，下屬在講話的時候，你除了用眼神和面部表情和員工保持交流外，語言必不可少。當(dāng)下屬說完一段話的時候，你要對下屬的話進(jìn)行復(fù)述，通過復(fù)述表明你聽懂他的話了。注意，復(fù)述不是一字不漏地把員工的話再說一遍，這是小孩的講話方式，小孩再故意惹人生氣的時候，會一字不差地重復(fù)別人的話。
你只需要把員工談話的重點，摘要進(jìn)行復(fù)述，并征詢員工的意見。比如：“小王，你剛才是說我們需要把計劃重新明確一下，根據(jù)計劃協(xié)調(diào)各部門共同參與這個事情，是這樣的嗎?”
通過復(fù)述確認(rèn)你的確理解了員工想要表達(dá)的真實意思，同時，借此，你可以通過提問的方式獲取員工更多的信息，讓員工進(jìn)行更充分的表達(dá)。溝通高手都善于在談話中使用復(fù)述溝通技巧，即便他們在溝通過程中已經(jīng)完全明白員工所表達(dá)的意思，他們?nèi)匀粫粫r地和員工確認(rèn)他們談話的意思，這樣做的好處在于激發(fā)員工繼續(xù)講話的熱情，激發(fā)員工的靈感，獲取更有價值的信息。
這樣做的好處有：
下屬因為感受到上級在用心傾聽自己講話而感到愉悅，上級對他們的講話感興趣，使得他們更愿意多講一些平時不敢講、不想講、講不出的話;
復(fù)述能幫助上級確認(rèn)自己對員工講話意思的理解，以免出現(xiàn)以偏概全、斷章取義、妄下結(jié)論的尷尬局面;
復(fù)述幫助上級有效推進(jìn)溝通，避免過于武斷地評價員工，給雙方制造心理障礙;
復(fù)述能最大限度地消除上下級之間的誤解，避免不必要的爭執(zhí);
如果員工在和上級溝通時帶有情緒，比如怨恨、憤怒、心理不平衡等，上級通過復(fù)述能幫助下屬舒緩這種情緒，慢慢讓下屬感受到上級是想幫自己，而不是單向評價，通過不斷地復(fù)述與確認(rèn)，使談話重新回到良好溝通的軌道。
確認(rèn)對上級還有一個最大的好處，就是節(jié)省他們的時間，通過復(fù)述員工的話，并讓員工確認(rèn)，實現(xiàn)信息完全共享，把談話背后的假設(shè)挖掘出來，找出深層次的思想，避免日后再次因為這個問題，雙方因為理解不一致，而發(fā)生爭執(zhí)。
下面舉幾個例子說明：
案例1
員工：“我們目前的績效考核程序設(shè)計得太復(fù)雜了，本來工作就比較忙，還要忙于填寫那些表格，很麻煩，能否通過信息化系統(tǒng)把這些東西固化下來，這樣我們就不需要重復(fù)做一些無意義的工作，可以有更多的時間做自己應(yīng)該做的事情。”
上級：“你是說，我們需要把績效考核和信息化系統(tǒng)結(jié)合起來，通過信息系統(tǒng)填寫考核表，收集數(shù)據(jù)，并據(jù)此進(jìn)行打分?是這個意思嗎?”
員工：“沒錯，如果能把我們目前的考核表整合到信息化系統(tǒng)里，我們可以省很多力氣。”
案例2
員工：“我聽說財務(wù)部的小王EXCEL用的非常好，可以進(jìn)行大量的數(shù)據(jù)處理，我們部門也經(jīng)常需要進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，我每次都是用很笨的辦法，一個數(shù)字一個數(shù)字地弄，非常麻煩。經(jīng)理，你看能否請他們給我們做個培訓(xùn)，我們掌握了這個方法，可以節(jié)省很多時間，而且數(shù)據(jù)差錯會比以前少很多。”
上級：“嗯，不錯，你的建議非常好，我們可以和財務(wù)部上量一下，請他們給我們做個培訓(xùn)，并在工作進(jìn)行指導(dǎo)，這樣，我們就不用每次開會都那么被動了。”
案例3
員工：“我已經(jīng)把業(yè)績合同的編制方法和各個部門的經(jīng)理解釋清楚了，為了做這個事，我做了大量的準(zhǔn)備，在培訓(xùn)的時候還專門安排了練習(xí)。可是，今天我把考核表收上來的時候，發(fā)現(xiàn)他們還是填的一團(tuán)糟，他們似乎根本沒有聽進(jìn)去我的建議。”
上級：“那么，在你培訓(xùn)之后，有沒有在過程當(dāng)中對他們進(jìn)行具體的指導(dǎo)，幫助他們再次理解考核表的填法?恐怕培訓(xùn)之后，需要跟進(jìn)輔導(dǎo)，否則，這些人回去還是一頭霧水，畢竟我們是頭一次做這個工作。”
2、給予適當(dāng)?shù)姆答?/p>
當(dāng)上級與下級在溝通的時候，上級不要一味地傾聽，而忘記了自己到底在做什么。不要走神，也不要沉浸其中，沒有任何反應(yīng)。適當(dāng)?shù)姆答伿欠浅Ｓ斜匾摹?/p>
當(dāng)上級對下屬進(jìn)行反饋的時候，是向下級表達(dá)“繼續(xù)講，我對你的講話很感興趣。你說的東西我愿意聽。”
當(dāng)上級需要延長談話時間，或者讓談話更融洽地進(jìn)行下去，就需要對下屬進(jìn)行積極的反饋。積極的反饋會給下屬莫大的力量，讓他們產(chǎn)生更豐富的思維。這時，上級不需要表達(dá)自己的觀點，也不需要表達(dá)和員工相反的意思，只是表達(dá)想繼續(xù)聽明白員工想表達(dá)的意思。
反饋的時候只需要使用簡潔的語言，比如：“我聽見了”，“我知道了”，“繼續(xù)說下去”，“我正聽著呢”，“好的”，“沒錯”，“啊”，“有意思”以及“啊哈”。同時我們也可以用非語言性的方式表示附和，比如面部表情、肢體語言，或者手勢，它們包括：
揚(yáng)起眉毛-表示你不太確定，或沒聽明白，需要對方告訴你更多的信息;
微笑-表示你同意對方的觀點;
輕微點頭-表示認(rèn)可;
身體前傾-表示你對對方正在說的內(nèi)容非常感興趣;
保持目光接觸-讓發(fā)言者知道你正在聽著;
把手舉起來，掌心朝向發(fā)言者-讓對方停下來，告訴發(fā)言者你沒跟上他/她所說的話;
反饋能幫上下級建立積極的合作伙伴關(guān)系。通過這種方式，讓下屬指導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)對他的發(fā)言表示認(rèn)可，同時也明確地表明，上級在認(rèn)真傾聽他的講話。當(dāng)上級對員工的講話進(jìn)行反饋時，實際上，他扮演了一個輔導(dǎo)者和拉拉隊長的角色，態(tài)度明確地鼓勵員工盡情地表達(dá)自己的想法，倡導(dǎo)自己的目標(biāo)、計劃和解決策略。在進(jìn)行反饋的時候，上級不要帶有任何評論，不要說類似：“我知道你想說的意思……是這個意思吧?恐怕我非常不同意!”一旦上級在反饋的時候帶有任何評論或批評，都將把溝通帶向不好的方向，最終可能導(dǎo)致雙方不歡而散。
