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書寫格式
2007年8月20日在清華大學(xué)召開的“綜合性人文社會科學(xué)學(xué)術(shù)期刊編排規(guī)范研討會”決定,2008年起開始部分刊物開始執(zhí)行新的規(guī)范“綜合性期刊文獻(xiàn)引證技術(shù)規(guī)范”。該技術(shù)規(guī)范概括了文獻(xiàn)引證的“注釋”體例和“著者?出版年”體例。不再使用“參考文獻(xiàn)”的說法。目前這兩類文獻(xiàn)著錄或引證規(guī)范在中國影響較大,后者主要在層次較高的人文社會科學(xué)學(xué)術(shù)期刊中得到了應(yīng)用。
⑴文后參考文獻(xiàn)的著錄規(guī)則為GB/T 7714-2005《文后參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則》,適用于“著者和編輯編錄的文后參考文獻(xiàn),而不能作為圖書館員、文獻(xiàn)目錄編制者以及索引編輯者使用的文獻(xiàn)著錄規(guī)則”。
⑵順序編碼制的具體編排方式。參考文獻(xiàn)按照其在正文中出現(xiàn)的先后以阿拉伯?dāng)?shù)字連續(xù)編碼,序號置于方括號內(nèi)。一種文獻(xiàn)被反復(fù)引用者,在正文中用同一序號標(biāo)示。一般來說,引用一次的文獻(xiàn)的頁碼(或頁碼范圍)在文后參考文獻(xiàn)中列出。格式為著作的“出版年”或期刊的“年,卷(期)”等+“:頁碼(或頁碼范圍).”。多次引用的文獻(xiàn),每處的頁碼或頁碼范圍(有的刊物也將能指示引用文獻(xiàn)位置的信息視為頁碼)分別列于每處參考文獻(xiàn)的序號標(biāo)注處,置于方括號后(僅列數(shù)字,不加“p”或“頁”等前后文字、字符;頁碼范圍中間的連線為半字線)并作上標(biāo)。作為正文出現(xiàn)的參考文獻(xiàn)序號后需加頁碼或頁碼范圍的,該頁碼或頁碼范圍也要作上標(biāo)。作者和編輯需要仔細(xì)核對順序編碼制下的參考文獻(xiàn)序號,做到序號與其所指示的文獻(xiàn)同文后參考文獻(xiàn)列表一致。另外,參考文獻(xiàn)頁碼或頁碼范圍也要準(zhǔn)確無誤。
⑶參考文獻(xiàn)類型及文獻(xiàn)類型,根據(jù)GB3469-83《文獻(xiàn)類型與文獻(xiàn)載體代碼》規(guī)定,以單字母方式標(biāo)識:
專著M ; 報紙N ;期刊J ;專利文獻(xiàn)P;匯編G ;古籍O;技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)S ;
學(xué)位論文D ;科技報告R;參考工具K ;檢索工具W;檔案B ;錄音帶A ;
圖表Q;唱片L;產(chǎn)品樣本X;錄相帶V;會議錄C;中譯文T;
樂譜I; 電影片Y;手稿H;微縮膠卷U ;幻燈片Z;微縮平片F(xiàn);其他E。
書寫技巧
把光標(biāo)放在引用參考文獻(xiàn)的地方,在菜單欄上選“插入|腳注和尾注”,彈出的對話框中選擇“尾注”,點(diǎn)擊“選項”按鈕修改編號格式為阿拉伯?dāng)?shù)字,位置為“文檔結(jié)尾”,確定后Word就在光標(biāo)的地方插入了參考文獻(xiàn)的編號,并自動跳到文檔尾部相應(yīng)編號處請你鍵入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)的說明,在這里按參考文獻(xiàn)著錄表的格式添加相應(yīng)文獻(xiàn)。參考文獻(xiàn)標(biāo)注要求用中括號把編號括起來,以word2007為例,可以在插入尾注時先把光標(biāo)移至需要插入尾注的地方,然后點(diǎn)擊 引用-腳注下面的一個小箭頭,在出現(xiàn)的對話框中有個自定義,然后輸入中括號及數(shù)字,然后點(diǎn)插入,然后自動跳轉(zhuǎn)到本節(jié)/本文檔末端,此時再輸入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)內(nèi)容即可。
在文檔中需要多次引用同一文獻(xiàn)時,在第一次引用此文獻(xiàn)時需要制作尾注,再次引用此文獻(xiàn)時點(diǎn)“插入|交叉引用”,“引用類型”選“尾注”,引用內(nèi)容為“尾注編號(帶格式)”,然后選擇相應(yīng)的文獻(xiàn),插入即可。
不要以為已經(jīng)搞定了,我們離成功還差一步。論文格式要求參考文獻(xiàn)在正文之后,參考文獻(xiàn)后還有發(fā)表論文情況說明、附錄和致謝,而Word的尾注要么在文檔的結(jié)尾,要么在“節(jié)”的結(jié)尾,這兩種都不符合我們的要求。解決的方法似乎有點(diǎn)笨拙。首先刪除尾注文本中所有的編號(我們不需要它,因為它的格式不對),然后選中所有尾注文本(參考文獻(xiàn)說明文本),點(diǎn)“插入|書簽”,命名為“參考文獻(xiàn)文本”,添加到書簽中。這樣就把所有的參考文獻(xiàn)文本做成了書簽。在正文后新建一頁,標(biāo)題為“參考文獻(xiàn)”,并設(shè)置好格式。光標(biāo)移到標(biāo)題下,選“插入|交叉引用”,“引用類型”為“書簽”,點(diǎn)“參考文獻(xiàn)文本”后插入,這樣就把參考文獻(xiàn)文本復(fù)制了一份。選中剛剛插入的文本,按格式要求修改字體字號等,并用項目編號進(jìn)行自動編號。
到這里,我們離完美還差一點(diǎn)點(diǎn)。打印文檔時,尾注頁同樣會打印出來,而這幾頁是我們不需要的。當(dāng)然,可以通過設(shè)置打印頁碼范圍的方法不打印最后幾頁。這里有另外一種方法,如果你想多學(xué)一點(diǎn)東西,請接著往下看。
選中所有的尾注文本,點(diǎn)“格式|字體”,改為“隱藏文字”,切換到普通視圖,選擇“視圖|腳注”,此時所有的尾注出現(xiàn)在窗口的下端,在“尾注”下拉列表框中選擇“尾注分割符”,將默認(rèn)的橫線刪除。同樣的方法刪除“尾注延續(xù)分割符”和“尾注延續(xù)標(biāo)記”。刪除頁眉和頁腳(包括分隔線),選擇“視圖|頁眉和頁腳”,首先刪除文字,然后點(diǎn)擊頁眉頁腳工具欄的“頁面設(shè)置”按鈕,在彈出的對話框上點(diǎn)“邊框”,在“頁面邊框”選項卡,邊框設(shè)置為“無”,應(yīng)用范圍為“本節(jié)”;“邊框”選項卡的邊框設(shè)置為“無”,應(yīng)用范圍為“段落”。切換到“頁腳”,刪除頁碼。選擇“工具|選項”,在“打印”選項卡里確認(rèn)不打印隱藏文字(Word默認(rèn))。
注:以上在word中的處理是比較常用的做法,不過作者需要了解,投稿稿件是word格式或pdf格式或wps格式,但是很多期刊是用方正排版系統(tǒng)排版的,二者不“兼容”。因此,作者的word投稿只是編輯部排版的原稿,排版問題作者無需太過擔(dān)心;而作者如想要編輯部出刊前最后的電子稿(有些作者著急要清樣或已經(jīng)排版的電子稿)其實(shí)也沒有太大意義,因為沒有方正的軟件就無法打開這個電子稿。