公文與一般文章最大的區(qū)別是姓“公”，是公務(wù)文書。公文寫作必須體現(xiàn)“公務(wù)”的特征和內(nèi)涵。公務(wù)活動特征是層級領(lǐng)導(dǎo)，公文寫作當(dāng)然也要體現(xiàn)層級負責(zé)的原則，即行文的目的和要求必須符合領(lǐng)導(dǎo)的意圖，最終由領(lǐng)導(dǎo)拍板定論。
“公務(wù)”的內(nèi)涵表明公務(wù)活動是有組織和目標(biāo)的，是在領(lǐng)導(dǎo)要達到的預(yù)期目的按一定的方式進行活動的，文字工作也不例外。換一句話來說，公文成功與否，很大程度上取決于領(lǐng)導(dǎo)的認可程度和滿意程度。
機關(guān)公文寫作一般講有兩種情況，一種是職守寫作，另一種是授命寫作。
所謂職守寫作，即干什么工作寫什么公文，是本職工作中所必需記錄、表達、傳遞的公文寫作，因而是帶有局部性和例行性，公文涉及內(nèi)容的跨度較小。
職守寫作中寫作者最熟悉本職業(yè)務(wù)工作情況和特點，儲備的素材比較集中，專業(yè)性較強，文種和格式相對集中，同時領(lǐng)導(dǎo)意圖明顯，相對來講寫作難度小一些，一般容易被領(lǐng)導(dǎo)認可。
授命寫作，也就是“命題作文”，就是寫作者雖不具體從事某項工作，但領(lǐng)導(dǎo)安排要求承擔(dān)該項工作的寫作任務(wù)。
公文中的領(lǐng)導(dǎo)講話稿、工作報告、工作意見、會議發(fā)言等等，以及領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它寫作任務(wù)都屬于授命寫作。授命寫作的內(nèi)容往往帶有全局性、綜合性、指導(dǎo)性和思想性。授命寫作非常需要體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，運用領(lǐng)導(dǎo)者的思維方式，符合領(lǐng)導(dǎo)者平日的講話習(xí)慣和風(fēng)格。授命寫作有一個重要原則，就是受命于誰，文章思維和特征服從于誰。在這個基礎(chǔ)上融會有關(guān)政策、精神和理論，在領(lǐng)導(dǎo)的意圖上進行闡述發(fā)揮。授命寫作切不可人云亦云，沒有主見;但也決不可固執(zhí)已見，把自己的觀點強加于領(lǐng)導(dǎo)意圖之上。
公文寫作的理論知識
1 有寫作的基本功
這一點是公文寫作的基礎(chǔ)。盡管應(yīng)用文寫作有其自身的特點和格式，但是在寫作的過程中還要遵守一般文章的寫作規(guī)律。例如，提煉觀點、安排結(jié)構(gòu)、錘煉語言、起草修改、以及根據(jù)目的、內(nèi)容采取記敘、議論、說明等表達方式。如果自身不具備寫作基礎(chǔ)知識和基本功的話，就會失去寫好應(yīng)用文的基礎(chǔ)，因此必須練好寫作額基本功才行。
2 具備邏輯思維的能力
要想寫好公文就要掌握公文寫作的思維特點，這是由公文寫作在思維過程中的規(guī)定性所決定的。
公文寫作是以邏輯思維為主的應(yīng)用文寫作，是在認知的過程中借助概念、判斷、推理去反映現(xiàn)實，用科學(xué)抽象概念揭示事物本質(zhì)，表述認識實現(xiàn)的結(jié)果。邏輯思維在運動的過程中，會努力把握自身的內(nèi)在本質(zhì)，舍棄思維對象的外在感性形態(tài);會積極地把握思維對象之間的必然聯(lián)系，而舍棄它們的偶然聯(lián)系。邏輯思維與形象思維即存在差異同時又相輔相成，不過在公文寫作的過程中，邏輯思維是占據(jù)主導(dǎo)地位的。
3 提高政策水平
從某種意義上來講，公文的撰寫過程就是執(zhí)行政策、依靠政策、理解政策、表達政策的過程。因此，文秘必須具有較高的政策水平，不僅要了解有關(guān)的方針政策，同時還要熟悉有關(guān)的法律規(guī)定，善于把握政策的動向。否則，是無法寫出出色的公文的。
4 精通業(yè)務(wù)知識
公文的主要作用是為了解決生活和工作中的實際問題。不同的單位和部門有著不同的業(yè)務(wù)與工作要求，只有熟悉和精通了業(yè)務(wù)知識，才能在撰寫公文的時候?qū)⑹虑閿⑹銮宄�，把道理講明白，把要求提出得更加明確。如果一個文秘對行政機關(guān)的實際并不了解，自身又不精通行政管理的規(guī)律，但難想象他能寫出符合行政實際的公文。
如果上級要求文秘擬定一份購銷合同，那么這個文秘就一定要具備以下的素質(zhì)：了解《中華人民共和國合同法》，熟悉銷售方的情況，例如銷售地點、店面分布、價格、庫存等情況，同時還要了解生產(chǎn)方的情況，例如產(chǎn)品質(zhì)量、規(guī)格、發(fā)貨地點、運輸情況以及售后等。因此，如果文秘沒有豐富的業(yè)務(wù)知識儲備，那么他將很難擬定出一份合格的合同。
5 拓寬知識領(lǐng)域
公文活動涉及社會生活的很多方面，其形成的因素也是復(fù)雜多樣的，文秘工作者需要具備多方面的知識儲備，否則就無法適應(yīng)公務(wù)活動的需要，這就要求文秘工作者要盡可能地通曉政治、經(jīng)濟、哲學(xué)、管理等各方面的知識，甚至還要對社會學(xué)、心理學(xué)、公關(guān)學(xué)、行政學(xué)等較為深奧晦澀的知識有所了解。如果文秘工作者的知識面過窄，那么就不要期望他能寫出出色的公文。當(dāng)然，要求文秘具備多方面的知識儲備并不是說要讓他們成為各方面的專家，只要對其有所涉及和了解就可以。文秘工作者要從實際出發(fā)，盡量拓寬自身的知識儲備，打好并打牢知識基礎(chǔ)，構(gòu)筑合理的知識結(jié)構(gòu)體系。
6 學(xué)以致用
公文寫作的主要目的是為了解決實際存在的問題，換言之，公文寫作的主要目的其實是在于“用”。在學(xué)習(xí)公文寫作時，既要掌握應(yīng)用文寫作的理論，又要聯(lián)系現(xiàn)實生活中實際存在的問題，進行思考、研究和探討，迅速找到解決問題的最優(yōu)辦法，學(xué)以致用。
盡管公文寫作的理論是指導(dǎo)公文寫作的基礎(chǔ)，但是最重要的還在于實踐。只有實踐才能讓理論轉(zhuǎn)化為技巧。要想寫出出色的公文一定要多加練習(xí)，在練習(xí)時可以結(jié)合日常遇到的事情進行寫作，例如會議記錄、會議簡報、演講稿、學(xué)習(xí)計劃等。只有多加練習(xí)、掌握公文寫作的技巧，才能成為一名合格且出色的文秘。
