檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄和一項基礎(chǔ)性工作，同時作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。
規(guī)范化、科學化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項基礎(chǔ)性工作，在企業(yè)發(fā)展的同時檔案工作不被削弱，建立一套適應(yīng)本公司業(yè)務(wù)特點、體現(xiàn)公司規(guī)范化、科學管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不置后于企業(yè)發(fā)展速度，它將為公司各項綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件，對規(guī)避和抵御各種風險起到一定的必備作用。
傳統(tǒng)的企業(yè)文件檔案管理模式，是以保存在工作中產(chǎn)生的原始信息記錄為主要內(nèi)容，以實現(xiàn)歸檔信息在必要時刻的歷史查考與法律憑證作用為工作目的。這種模式在以手工管理的時代不僅十分重要，而且也十分可行。然而，伴隨著自動化管理工具的成熟和普遍使用，企業(yè)對其所需信息的控制，已經(jīng)開始從庫房管理模式轉(zhuǎn)向資源管理模式，信息管理的要求和具體實施，已經(jīng)滲透到企業(yè)活動的方方面面。
由于大部分企業(yè)在其自身的信息自動化建設(shè)中一般采取的是由局部到總體的工作線路，普遍缺少總體規(guī)劃，所以往往容易導致各個管理系統(tǒng)之間標準不一，接口不順，連動不靈，傳遞不暢;同時，不少企業(yè)在開展信息自動化建設(shè)過程中，過分依賴自動化管理的技術(shù)系統(tǒng)，缺乏對數(shù)據(jù)質(zhì)量與系統(tǒng)功能之間辯證關(guān)系的正確理解，經(jīng)常導致自動化管理體系與手工管理并行，甚至相互掣肘的尷尬局面。
上述情形，常常使企業(yè)的計劃、決策、指揮、生產(chǎn)、經(jīng)營等項工作處于各行其是，互不溝通的狀態(tài)，很容易導致管理混亂，重復投入，工作成本無意義提高等問題的出現(xiàn)�，F(xiàn)代新興的檔案管理理念是以比較規(guī)范的企業(yè)文檔管理為基礎(chǔ)，通過積極有效的數(shù)據(jù)清理、信息管理規(guī)范建設(shè)，信息流動渠道的設(shè)計與關(guān)鍵環(huán)節(jié)確定等項具體工作，借助于信息自動化管理平臺，實現(xiàn)企業(yè)的信息產(chǎn)生、信息處理、信息傳遞、信息留存和信息使用的自動化監(jiān)控功能，提高信息利用的效率，將企業(yè)信息管理的事后模式，改造為企業(yè)信息資源培植與管理的即時模式，充分實現(xiàn)企業(yè)信息在企業(yè)活動中應(yīng)有的支持作用。
