貴州大學人事檔案管理辦法
第一章 基本原則
第一條 為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為我校各項工作服務，根據*組織部、國家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》(組通字[1991]13號)和《貴州大學檔案工作條例》，特制定本辦法。
第二條 人事檔案工作是學校組織、人事工作的重要組成部分，也是學校檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策，是為選賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務的。
第三條 人事檔案是學校組織、人事等有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料，是反映個人成長歷史的憑證和依據，由檔案館人事檔案科集中統(tǒng)一管理。
第四條 在人事檔案管理工作中，必須嚴格貫徹執(zhí)行黨和國家的有關檔案保密的法規(guī)和制度，嚴密保管，確保檔案的完整與安全。
第二章 體制、任務和人事檔案干部
第五條 人事檔案是學校檔案的一個組成部分，納入檔案館人事檔案科集中統(tǒng)一管理，業(yè)務工作接受學校組織、人事部門和上級有關業(yè)務部門的檢查指導。
第六條 檔案館人事檔案科的任務是貫徹落實黨和國家關于人事檔案工作的方針政策、制定人事檔案工作規(guī)章制度，負責接收、鑒別、整理、保管、轉遞、提供利用全校教職工的人事檔案。
第七條 人事檔案工作人員要認真學習馬列主義、毛澤東思想，鄧小平理論和“三個代表”重要思想，堅持四項基本原則，作風正派，責任心強，刻苦鉆研業(yè)務，不斷提高政治、業(yè)務素質，努力做好本職工作。
第三章 人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求
第八條 為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，檔案館人事檔案科要經常通過有關部門收集全校教職工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，不斷充實檔案內容。具體收集歸檔范圍見附件。
第九條 學校組織、人事部門要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并由組織部、人事處負責收集各單位屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經組織、人事部門審查簽章后送交檔案館人事檔案科歸檔。
第十條 收集的人事檔案材料，必須經過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實準確，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備，具有保存價值。需經組織、人事部門審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。
第十一條 不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細登記，并報請組織、人事部門和檔案館負責人審查后，呈報分管校領導批準，由專人負責監(jiān)銷。
第十二條 人事檔案材料，須統(tǒng)一使用16K規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。
第四章 人事檔案的管理和利用
第十三條 檔案館人事檔案科對收集的人事檔案材料按規(guī)定進行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進行分類、編號、排架。檔案館人事檔案科對不屬于上述范圍人員的人事檔案進行代管時，應按有關部門的規(guī)定收取管理費。
第十四條 對人事檔案應建立登記和統(tǒng)計制度，建立各類檔案名冊。每1年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發(fā)現問題及時解決。嚴格執(zhí)行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。
第十五條 根據安全保密，便于查找的原則，人事檔案應嚴密科學地保管。檔案庫房應是堅固的，具有八防等安全設施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質檔案柜。庫房內應保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。
第十六條 檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格按標準制作，干部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理工作細則》和省委組織部有關規(guī)定執(zhí)行。
第十七條 嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內容。
第十八條 做好檔案管理的各項基礎工作，編制檢索工具，逐步實現人事檔案的現代化管理，便于提供利用。
第十九條 凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由檔案館人事檔案科辦理。有關材料應認真核實簽署意見并加蓋“貴州大學檔案館”公章，方能有效。
第二十條 對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續(xù)，有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按檔案館制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。
第五章 檔案的轉遞
第二十一條 人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送，不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持組織或人事部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。
第二十二條 如《調檔通知》調出人員要求轉遞檔案，必須經學校人事部門負責人同意簽署意見方可轉出。有關部門同時把本人的現實表現、體檢表或技術檔案轉入檔案館人事檔案科，由檔案館人事檔案科統(tǒng)一轉遞。檔案轉出后，逾期一個月未見對方退回回執(zhí)應寫信催回，以防丟失。
第二十三條 為使人事檔案能夠隨著學校的人事變動，干部職務變動而及時調整，學校組織、人事部門應將人事變動情況、干部調動單位和任免通知及時通知檔案館人事檔案科。因商調而轉出檔案后，此人是否商調成功，學校組織、人事部門應及時通知檔案館人事檔案科。如未商調成功，有關部門應在一個月以內追回檔案，最多不超過三個月。
第二十四條 學校教職工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人事處轉來的轉遞檔案通知單前，其檔案仍由學校檔案館人事檔案科保管;但要從處理決定下達之日算起，檔案館按有關部門的收費規(guī)定收取檔案保管費。
附：人事檔案材料收集歸檔范圍
1、教職工調配、任免、考察、考核等工作中形成的各種登記表(如教職工履歷表、登記表)，任免呈報表(包括上報的考察材料)，鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料，離退休審批表，軍隊轉業(yè)部門審批表等。
2、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表，政審材料，續(xù)聘審批表，退職材料。
3、出國出鏡人員審批表，登記表及在外表現情況的鑒定材料。
4、黨代會、人代會、政協會議，工、青、婦等群眾團體代表會以及民主黨派代表會的代表登記表和委員的簡歷表、政績材料。
5、辦理工資及各種待遇工作中，形成的審批表和解決待遇問題的審批材料。
6、評聘專業(yè)技術職務(職稱)工作中形成的專業(yè)技術人員任職資格申報表，專業(yè)技術職務考績材料以及聘任專業(yè)技術職務的審批表。
7、教職工更改姓名、民族、年齡、入黨、入團時間、參加革命工作時間等過程中形成的個人申請表，組織審查報告，上級批復以及所依據的證明材料。
8、黨團組織建設中形成的入黨志愿書和轉正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據的材料。民主評議黨員工作中形成的組織意見，民主評議黨員登記表，優(yōu)秀黨員事跡及審批材料。認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和審批材料，退黨材料，取消預備黨員資格的組織意見。入團志愿書、申請書、團員登記表、退團材料。加入民主黨派的材料。
9、干部審查工作中形成的調查報告、結論、上級批復、個人結論的意見、檢查交待、旁證材料;甄別復查結論、調查報告、批復及有關的主要依據材料。
10、表彰獎勵活動中形成的各種先進人物登記表、審批表、先進模范事跡。
11、各種處分決定、調查報告、上級批復、本人交待及旁證材料、刑事判決書。
12、教職工的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。
13、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。
14、辦理喪事活動中形成的悼詞、訃告，非正常死亡的調查報告。
15、高等教育、國民教育、成人教育和干部進修、培訓工作中形成的學生(學員)登記表、學習成績登記表、畢業(yè)登記表，授于學位的材料，學歷證明書，學習鑒定材料。
16、其他可供組織參考有保存價值的材料。?
二〇〇五年十月十八日
