又到一年畢業(yè)季，新一批的應(yīng)屆高校畢業(yè)生正在走向社會(huì)參加工作，與此同時(shí)，檔案的存放保管問題再次成為新的焦點(diǎn)。根據(jù)日前國家發(fā)改委價(jià)格司有關(guān)負(fù)責(zé)人的表態(tài)，在全國范圍內(nèi)，最遲到，各地都不得再收取人事關(guān)系及檔案保管費(fèi)。國家發(fā)改委和財(cái)政部于發(fā)布了關(guān)于降低部分行政事業(yè)性收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的通知，根據(jù)通知要求，人事關(guān)系及檔案保管費(fèi)三年后自動(dòng)取消。為了創(chuàng)新管理，還有些省市正在進(jìn)行檔案電子化的初步嘗試。無論如何，人事檔案這個(gè)神秘的牛皮紙袋，對我們每個(gè)人來說，它都是絕對不容忽視的身外之物。天津市人事檔案管理的現(xiàn)狀如何?檔案里到底都裝了什么?不重視自身檔案將有什么危害?“出現(xiàn)”電子檔案，是否意味著一定會(huì)“替代”紙質(zhì)檔案?帶著這些問題，本報(bào)記者對天津市人才服務(wù)中心(中國北方人才市場)有關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行了專訪。
人事檔案，一定要重視!目前，由天津市人才服務(wù)中心管理的流動(dòng)人員檔案共計(jì)22萬余份，平均每年提供人事檔案相關(guān)服務(wù)11萬冊次，這個(gè)數(shù)字還在以10%到15%的速度增長。平均來說，每日檔案存入量100冊左右，轉(zhuǎn)出量50-60冊，利用檔案信息提供其他服務(wù)的數(shù)量在100冊次。天津市人才服務(wù)中心檔案管理部負(fù)責(zé)人告訴記者，“雖然人手緊張，但我們?nèi)匀徊扇《喾N措施提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量：統(tǒng)一的信息平臺(tái)進(jìn)行實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)傳輸，可實(shí)現(xiàn)一地存檔、多地服務(wù);中午、周末無休，全天候保證提供高質(zhì)量的檔案服務(wù);7、8月間利用網(wǎng)絡(luò)開通檔案機(jī)要信息查詢，方便高校畢業(yè)生查詢檔案狀態(tài)。但面對這樣大的存檔量，我們也希望存檔者自己足夠重視檔案問題，及時(shí)補(bǔ)充檔案內(nèi)所需材料，以免帶來麻煩。”
不存在“棄檔”，只有“休眠檔案”，針對“棄檔”這一大家很熟悉的叫法，天津市人才服務(wù)中心專家認(rèn)為，不存在“棄檔”，只是檔案“休眠了”。人的一生會(huì)有很多機(jī)會(huì)用到檔案：升學(xué)時(shí)招考單位要提檔，生育開指標(biāo)介紹信時(shí)要依據(jù)檔案，出國公證要用檔案，職稱評審、工齡審定、考試更離不開檔案，就連退休、財(cái)產(chǎn)繼承也要用到檔案�？梢哉f，檔案看似不起眼，但和每個(gè)人的日常生活息息相關(guān)。因此，絕大多數(shù)人都知道自己的檔案存在哪，也不會(huì)隨便丟棄。但的確有些人想不起來更新檔案，讓它們“暫時(shí)休眠”，這也要區(qū)別對待。“有些存檔人員已經(jīng)達(dá)到了事業(yè)、學(xué)業(yè)的平穩(wěn)期，在很長一段時(shí)間內(nèi)并沒有諸如職稱晉升、新的聘任、出國等事項(xiàng)發(fā)生，他的檔案就不需要補(bǔ)充新的內(nèi)容，這種‘休眠’是大量存在而正常的。”專家說，“但也有些人在事業(yè)、學(xué)業(yè)上發(fā)生了變化，卻沒有及時(shí)將材料補(bǔ)充進(jìn)檔案，這種情況的‘休眠’將會(huì)對他們今后的生活帶來一些麻煩。當(dāng)然，只要存檔人員意識(shí)到了這一問題，及時(shí)更新自己的檔案材料，很多麻煩是可以消除的。作為人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，我們對待‘休眠’檔案與正常檔案是一樣的，都在進(jìn)行著嚴(yán)格的管理。”
什么樣的材料應(yīng)該及時(shí)歸檔?據(jù)天津市人才服務(wù)中心專家介紹，那些導(dǎo)致不正常的“催眠檔案”很大程度上是由于檔案主人不了解哪些材料應(yīng)該進(jìn)行及時(shí)歸檔。
按照有關(guān)文件精神，一般情況下，人才的履歷，考察、考核、鑒定(包括年度考核等級(jí)表等)，學(xué)歷學(xué)位，為期一個(gè)月以上的培訓(xùn)，職業(yè)(任職)資格考試，專業(yè)技術(shù)(職務(wù))職稱，個(gè)人科研學(xué)術(shù)水平(包括當(dāng)選中國科學(xué)院、工程院院士通知、創(chuàng)造發(fā)明、科技成果鑒定等)，表彰獎(jiǎng)勵(lì)等材料，以及招錄、聘用、公開選拔和競爭上崗、轉(zhuǎn)正定級(jí)、任免、調(diào)動(dòng)、退(離)休、軍轉(zhuǎn)安置、辭職、辭退等工作中形成的材料，黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料，出國(境)材料以及畢業(yè)生報(bào)到證、派遣證等材料都應(yīng)及時(shí)歸入人事檔案中。
不重視自身檔案將有什么危害?
1)材料補(bǔ)充不及時(shí)錯(cuò)失出國機(jī)會(huì)
錢江是某集團(tuán)副總，他在第二次因公赴美參會(huì)事項(xiàng)的辦理過程中遇到了麻煩。這主要?dú)w咎為他在一年前第一次因公赴美歸國后，并未將填寫好的歸國后鑒定材料及時(shí)歸入檔案，這一情況在有關(guān)人員為其辦理出國手續(xù)時(shí)被查出。錢先生不得不先補(bǔ)齊相關(guān)材料，而由于參會(huì)時(shí)間臨近，最終他的赴美行程被迫放棄，失去了與國外同行切磋交流的寶貴機(jī)會(huì)。
天津市人才服務(wù)中心專家告訴記者，根據(jù)《*辦公廳、國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)<關(guān)于因公出國人員審查的規(guī)定>的通知》規(guī)定，人員因公出國，應(yīng)填寫《因公出國人員審查表》，并在每次出國回來后將鑒定材料及時(shí)收集歸入本人檔案。如3年之內(nèi)該人員調(diào)出單位，應(yīng)將《因公出國人員審查表》歸入本人檔案，一并轉(zhuǎn)到新的檔案接收地。
2)工作經(jīng)歷缺失致應(yīng)聘大費(fèi)周章
前不久，天津市某國有大型建筑集團(tuán)通過公開招聘、考核的方式物色到了一名中層干部郭先生，通過與他的幾次面談，集團(tuán)對郭先生的專業(yè)素質(zhì)、能力以及從業(yè)經(jīng)驗(yàn)非常認(rèn)同，于是決定盡快聘用上崗。但是在調(diào)閱其檔案時(shí)，人事部門發(fā)現(xiàn)，郭先生所說的自身專業(yè)技術(shù)職稱情況、在原單位所獲獎(jiǎng)勵(lì)情況都沒有體現(xiàn)在人事檔案上，于是要求他盡快補(bǔ)充證明材料。由于郭先生幾次更換住所，其很多個(gè)人材料已經(jīng)遺失，不得不輾轉(zhuǎn)以前供職的3家單位以及相關(guān)部門逐一開具證明材料。雖然最終他應(yīng)聘成功，但回想起那段奔波在各條街道尋找證明的日子，郭先生還是心有余悸。
天津市人才服務(wù)中心專家告訴記者，人事檔案的有效性是依靠內(nèi)容的不斷補(bǔ)充和更新來保證的。其內(nèi)容中，尤以工作表現(xiàn)、業(yè)績考核、職業(yè)道德、繼續(xù)進(jìn)修、獎(jiǎng)懲記錄等方面的情況，最能反映檔案持有人的個(gè)人經(jīng)歷，并對其職業(yè)發(fā)展規(guī)劃產(chǎn)生重要影響。各類人才應(yīng)該對此給予關(guān)注，及時(shí)協(xié)助人才服務(wù)機(jī)構(gòu)完成變更工作。
檔案里都裝了什么?人事檔案只是個(gè)一尺見方的牛皮紙袋，加上里面的材料，還不到一斤重，但作為個(gè)人經(jīng)歷的記載，它絕不是可以被忽視的身外之物。一個(gè)人的檔案作為記錄個(gè)人經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等內(nèi)容的文件材料，發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用，代表著一個(gè)人一生的段落與長度。這個(gè)神秘的紙袋里究竟有些什么，相信是每個(gè)人都迫切想知道的。
據(jù)天津市人才服務(wù)中心人事代理專家介紹，檔案的記錄從一個(gè)人初中畢業(yè)開始，將伴隨一生，反映其成長、發(fā)展?fàn)顩r，也是某些單位招聘、提拔人才的最基本、最可靠的依據(jù)。檔案內(nèi)容在校期間涉及初高中登記表、大學(xué)或研究生學(xué)歷材料，工作后會(huì)存有后取學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料、轉(zhuǎn)正定級(jí)手續(xù)、考核表、獎(jiǎng)懲材料;政治歷史情況的審查材料;涉及錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退(離)休、退職材料及各種代表會(huì)議登記表等材料;黨團(tuán)材料、政審等一系列材料也會(huì)反映在檔案中。一個(gè)人退休、甚至死亡后其檔案也不會(huì)被銷毀，而是繼續(xù)保存于所在單位或人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。
口袋檔案不可取 檔案要找地兒存放天津市人才服務(wù)中心人事代理專家告訴記者，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)禁個(gè)人保管人事檔案。因此，那些從學(xué)校或單位(大多數(shù)學(xué)校和單位不會(huì)將檔案交給個(gè)人，而采取以機(jī)要件方式寄送檔案)接到自己檔案的人，應(yīng)當(dāng)及時(shí)將檔案存放到政府所屬人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，而不能把檔案放到自己家里變成“口袋檔案”。因?yàn)橐坏┏^接轉(zhuǎn)時(shí)限，檔案將無法被人才服務(wù)機(jī)構(gòu)接收。專家特別指出，檔案接轉(zhuǎn)時(shí)要求密封完好，一旦存檔人員因自身問題使封條破損，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)也將拒絕接收該檔案。
檔案是否電子化?各地正在探索
檔案未來有怎樣的發(fā)展趨勢?是否會(huì)電子化?對此，天津市人才服務(wù)中心專家告訴記者，某些省市正在進(jìn)行檔案電子化的一些初步嘗試。目前，上海、成都等地的確已經(jīng)開始了部分檔案的電子化工作，但這些電子檔案目的主要是為了提高服務(wù)效率。然而大規(guī)模地實(shí)行檔案電子化，還有待于組織部門出臺(tái)相關(guān)文件。因此，“出現(xiàn)”電子檔案，并不意味著一定會(huì)“替代”紙質(zhì)檔案。
“不過，從提升工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量的角度來說，電子化檔案等嘗試還是有益的。”天津市人才服務(wù)中心相關(guān)專家告訴記者，“目前，我們也將一部分檔案進(jìn)行了電子化保存，今后還將進(jìn)行信息系統(tǒng)的升級(jí)改造，開通網(wǎng)上服務(wù)窗口，存檔人員足不出戶即可處理一些簡單的檔案服務(wù)。”
