人事檔案何時換檔?畢業(yè)生你知道嗎?

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專家:各種弊病浮現(xiàn) 電子化方向勢不可擋 可建公民檔案中心

近日,新華社刊文質(zhì)疑人事檔案保管費(fèi),一時間,“人事檔案”升溫成為輿論焦點。“食之無味,棄之可惜。”人事檔案研究學(xué)者、廣州大學(xué)教授陳潭這樣形容人事檔案的窘狀。他表示,隨著社會發(fā)展,人事檔案已成制度“雞肋”,各種弊病浮現(xiàn):“棄檔死檔”、“人質(zhì)檔案”、“檔案克隆”、“虛假檔案”……

具戲劇性的是,陳潭也難逃“雞肋”之困——幾年前,他的檔案被原來單位扣留5年。記者了解到,更有教授“跳槽”為了從原單位轉(zhuǎn)出人事檔案,掏20多萬元“贖身”。這些窘事讓身陷其中的人五味雜陳。

記者了解到,目前南方人才市場共掛靠人事檔案超過30萬份。電子化時代,牛皮紙里的檔案變得“不合時宜”,人事檔案、檔案管理該如何變革?

焦點1:能取消紙質(zhì)嗎?

面對“檔隨人走”帶來的重重麻煩,不少人提議取消紙質(zhì)檔案。

陳潭表示,人事檔案的電子化是不可避免的,但不能完全消滅紙質(zhì)檔案。一是人事檔案是社會公共管理中不可缺少的一種信息載體。二是有些蓋章文件是需要留存原件的。

陳潭表示,紙質(zhì)人事檔案內(nèi)容上的信息不對稱、形式上易作假性造成了一些問題,同時,紙質(zhì)人事檔案傳遞過程中的人為性,可能導(dǎo)致因磨損而毀壞乃至個人信息失真的現(xiàn)象,所以電子化有必要。

檔案電子化可建立全國聯(lián)網(wǎng)的、公開的、可檢索的個人信用數(shù)據(jù)庫,進(jìn)行分類處理,便于檢索與調(diào)取查閱。“檔案可掃描轉(zhuǎn)化成影像資料,但有些蓋章紙版原件也需要保存?zhèn)浞荨?rdquo;陳潭說。

焦點2:檔案信用化怎樣走?

記者了解到,檔案電子化已有不少地方在試水。10年前,南方人才市場也提出了檔案電子化,但是苦于無經(jīng)費(fèi)支持,目前檔案管理只是停留在“保管”的層次。

陳潭表示,檔案電子的未來方向是檔案信用化,即通過電子手段建立個人征信體系和社會信用制度。陳潭舉例說,美國通過“社會保險號碼”來建構(gòu)公民檔案,小小“號碼”包含著個人的“信用記錄”、“駕駛記錄”、“司法記錄”等方面內(nèi)容。“電子化檔案整合了很多信息,公民也不用跟著紙質(zhì)材料跑,可通過特定的密碼上網(wǎng)查閱”。

陳潭表示,檔案電子化要結(jié)合社會征信系統(tǒng)建設(shè),例如推行IC卡。“卡內(nèi)儲存?zhèn)人的基本數(shù)據(jù)與系統(tǒng)記錄,由個人持有,更換單位時只需電腦操作,用人單位即可查詢應(yīng)聘人員的數(shù)據(jù)。不僅管理有規(guī)范,成本也會節(jié)約。”陳潭說。

焦點3:檔案管理該怎么變?

目前人事檔案管理格局混亂,公務(wù)員國有企事業(yè)單位一般設(shè)有檔案室,流動人口檔案管理歸屬“組織部門和人事部門所屬的人才流動機(jī)構(gòu)”,具有濃厚的特許經(jīng)營色彩。陳潭認(rèn)為,變革關(guān)鍵是建立公民檔案中心,讓檔案管理回歸社會。

陳潭表示,公民檔案中心應(yīng)像圖書館、博物館一樣,是公共服務(wù),實現(xiàn)免費(fèi)。人事檔案保管在公民檔案中心,也能杜絕因人事檔案產(chǎn)生的種種失范現(xiàn)象。“既無把人往壞里寫的問題,也無把人往好里寫的問題”,同時,還可以極大地節(jié)約各種社會成本,減少各個單位瑣碎的、復(fù)雜的“人事臃腫”。此外,公民檔案中心也可開設(shè)一些私人有償服務(wù),比如保管家譜、地契等。

專家:檔案法律規(guī)定體系滯后

據(jù)了解,我國現(xiàn)行的檔案法于1987年頒布,1996年進(jìn)行了修改。此外,還有《干部檔案工作條例》和依照該條例制定的《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》。隨著檔案主體的多元化,導(dǎo)致檔案法律體系的一些規(guī)定與當(dāng)前檔案管理實踐不相適應(yīng)。

記者了解到,涉及人事檔案遺失、檔案轉(zhuǎn)出等方面的訴訟日益增多。對此,廣東勝倫律師事務(wù)所的肖挺俊律師認(rèn)為,檔案法律規(guī)定體系比較滯后,未能規(guī)范檔案管理中出現(xiàn)的新問題。比如企業(yè)轉(zhuǎn)制、破產(chǎn)、兼并帶來的檔案法律問題,檔案收集與《著作權(quán)法》關(guān)系問題,個人知情權(quán)保護(hù)問題等。

廣州大學(xué)法學(xué)院副院長蔣銀華教授認(rèn)為,現(xiàn)行檔案法律強(qiáng)調(diào)保密,規(guī)定任何個人不能查閱或借用本人及親屬的檔案,所以公民對自己的檔案中裝了哪些材料一無所知,無法監(jiān)督檔案管理工作,這與平等的法律精神不符合。他表示,一是對于人事檔案的知情權(quán)和個人隱私權(quán)要把握好中間的度,檔案中的個人信息可以有限度公示;二是個人檔案中的材料,公民應(yīng)有獲取渠道,公民應(yīng)該有權(quán)利去復(fù)印、獲取個人的資料;三是檔案的流動應(yīng)該有統(tǒng)一的機(jī)構(gòu)來管理。“如果這個問題解決了,單位就不會用檔案來限制人才流動了。”

對于人質(zhì)檔案問題,蔣銀華表示,用人單位是無權(quán)卡住勞動者的人事檔案的,雙方是在完全平等自主的情況下簽訂勞動合同,不能以檔案卡住為由,剝奪勞動者自由擇業(yè)權(quán)、勞動權(quán),這個是憲法明確規(guī)定的。

最終交了20多萬元,找了很多關(guān)系,才把檔案轉(zhuǎn)到廣州這邊。

——張教授

本意上是個人史的記錄,卻異化為“管人”工具。今日是流動社會,人事檔案又淪為“人才壁壘”。

你得罪了領(lǐng)導(dǎo),有人在你檔案里寫上一筆“此人不可重用”。這種污點檔案可能毀掉人一生。

戶籍制度主要限制了底層人的流動,人事檔案制度則是阻礙高端人才自由流動的“人才壁壘”。

——陳潭

南方人才市場提供的數(shù)據(jù)顯示,截至目前一共管理掛靠檔案超過30萬份,其中,15萬份為沉睡檔案。剩下的15萬份檔案中,超過90%屬于集體人事外包服務(wù),也就是企業(yè)人力資源部委托人才市場代為管理檔案、代繳社保費(fèi)、公積金、提供職稱評定等整體服務(wù),剩余10%的檔案才是由個人繳費(fèi)保管的檔案。

“檔案”弊病

1.“棄檔死檔”

檔案的持有者不交管理費(fèi)也不去管它,等到哪天持有者把管理費(fèi)補(bǔ)齊了,這個檔案又“醒過來”了。“棄檔現(xiàn)象”在全國也不鮮見。

2.“人質(zhì)檔案”

3.“檔案克隆”

一個人在正常情況下只能有一份人事檔案,重建檔案的前提是檔案遺失或損壞,F(xiàn)實中,因無法“轉(zhuǎn)檔”而新建一份檔案的情況也不鮮見。

4.“虛假檔案”

涂改、偽造檔案,假工齡、假年齡、假學(xué)歷、假職稱等材料被塞入檔案,使原先真實準(zhǔn)確的檔案變成了“注水檔案”。

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