多數(shù)人在工作中都要面對學習新知識、新技能的挑戰(zhàn)。培訓計劃的目的就是為了使學習更容易、更輕松。
然而培訓不僅僅使個人受益，公司也希望能從中受益。實際上，培訓就是要確保員工能夠完成公司交辦的任務(wù)。因此，培訓的最終目標是提高員工的能力或?qū)I(yè)知識水準。
專業(yè)知識就是專家的知識和技能，專家是指那些在人類事業(yè)的不同領(lǐng)域中能力超群的人。專業(yè)知識對于當今的公司尤為重要，因為全球經(jīng)濟的特點決定了企業(yè)必須更加靈活地提供產(chǎn)品和服務(wù)，必須采用更先進的技術(shù)，必須更快地回應(yīng)客戶的需求，這些要求使得專業(yè)知識受到了前所未有的重視。
員工在適應(yīng)新的工作方式的過程中，工作對他們的能力提出的要求也會發(fā)生變化，這種例子屢見不鮮。比如，客戶服務(wù)代表就必須快速適應(yīng)工作要求的變化。新的庫存管理系統(tǒng)一旦啟用，與舊系統(tǒng)相關(guān)的大部分知識與技能就派不上用場了。
要把員工的能力拓展到企業(yè)要求的水準，培訓是首要方法。從這個意義上來說，培訓與員工能力的提升息息相關(guān)。讓員工掌握技能的最好方法就是結(jié)構(gòu)化培訓。
結(jié)構(gòu)化在職培訓(S-OJT)是有計劃地培養(yǎng)員工工作能力的一個流程，由資深員工在工作現(xiàn)場或者與工作現(xiàn)場相似的環(huán)境中，對新員工進行培訓。
這個定義說明了結(jié)構(gòu)化在職培訓的四點特征：
第一，結(jié)構(gòu)化在職培訓按照事先規(guī)劃的流程進行，并能夠穩(wěn)步實現(xiàn)培訓目標;
第二，培訓的明確目標是傳授完成特定任務(wù)的能力;
第三，結(jié)構(gòu)化在職培訓強調(diào)采用一對一的方式;
第四，培訓要在工作現(xiàn)場或者與工作現(xiàn)場相似的環(huán)境中進行。
結(jié)構(gòu)化在職培訓與非結(jié)構(gòu)化在職培訓的不同之處在于對規(guī)劃好的培訓流程的利用上。系統(tǒng)化地實施培訓計劃可以確保培訓卓有成效，也能夠把培訓的手段與目的區(qū)分開來。結(jié)構(gòu)化在職培訓能夠改善公司的業(yè)績，因為它可以將員工能力提升到適當?shù)乃健碛羞@些能力的員工可以提高生產(chǎn)率、按時完成項目、降低缺陷率，或者實現(xiàn)其他重大工作成果。這些對公司至關(guān)重要，也必須從這一角度出發(fā)，判斷結(jié)構(gòu)化在職培訓是否有效。
結(jié)構(gòu)化在職培訓包括六個步驟。各個步驟之間相互影響，而且在學習進程中，某些步驟可以重復(fù)進行。
確定培訓形式
結(jié)構(gòu)化在職培訓的實施方法很多。然而問題是：什么情況下才需要采用結(jié)構(gòu)化在職培訓?
對于任一具體的培訓需求而言，結(jié)構(gòu)化在職培訓是否適用取決于若干個選擇條件包括：工作性質(zhì)、工作環(huán)境的限制、以及受訓個體的差別。企業(yè)在實踐中，應(yīng)該制定一個員工學習任務(wù)的清單，并與上述因素聯(lián)系起來，也就是說把清單上的每一項任務(wù)與各個選擇項相對照，來決定結(jié)構(gòu)化在職培訓是否適用于這一培訓任務(wù)。
工作性質(zhì)是第一個選擇條件，其中涉及四個因素：緊迫性、經(jīng)常性、難度和犯錯的后果。
●緊迫性：經(jīng)理人通常認為工作的緊迫性是決定培訓形式的至關(guān)重要的因素�？赡苡械臅r候，最好的培訓方法就是讓整個團隊都停止工作，坐在一起接受培訓。但有的時候，由于人員配置或者時間安排的原因，使員工無法離開工作崗位聚集在一起，這時候，結(jié)構(gòu)化在職培訓就可以派上用場了。
● 經(jīng)常性：有些工作一年半載才一次，比如設(shè)備保養(yǎng)，而有些工作每天要重復(fù)多次。如果工作是經(jīng)常性的，可能安排結(jié)構(gòu)化在職培訓更容易實施。
● 難度：結(jié)構(gòu)化在職培訓更適用于難度很大的工作，因為員工能從中獲取更為具體的幫助信息。
● 犯錯的后果：結(jié)構(gòu)化在職培訓更適用于操作難度不高，但一旦出錯就會造成嚴重后果的工作。
工作環(huán)境的限制是第二個選擇條件。要避免使培訓成為經(jīng)理人和員工的負擔，需要一定的靈活性和創(chuàng)造性。有兩個條件必須加以考慮：培訓地點和干擾因素。適合進行結(jié)構(gòu)化在職培訓的場所包括：辦公室、零售店、生產(chǎn)車間的培訓點、會議室、計算機工作站、裝配線，甚至商業(yè)航班的客艙。干擾因素則包括環(huán)境噪音、安全風險、周圍其他人的活動、工作時間表，乃至旁觀的人等等。如果這些干擾問題很突出，培訓的效果將大受影響。
受訓者的個體差異也是一個重要因素。人與人有很多相似的地方，但也有諸多不同之處，它們可能會影響培訓計劃的成功。所以，你需要了解受訓者存在的差別是否會影響到培訓的效果。
分析學習任務(wù)
一旦確定下適合通過結(jié)構(gòu)化在職培訓進行學習的工作任務(wù)，你就應(yīng)該對手中掌握的情況加以分析，得出培訓的內(nèi)容和目標。工作分析的目的是弄清楚完成某項任務(wù)具體需要哪些行為，同時揭示出這些行為之間的關(guān)系。比如，對于程序化的任務(wù)來說，工作分析可以幫助你決定第一步做什么，第二步做什么，等等。結(jié)構(gòu)化在職培訓的內(nèi)容包括了工作流程、決策、解決問題、檢查、觀念以及原則等。
在分析工作行為的過程中，必備的知識、技能和態(tài)度都可以確定下來，同時還可以確定完成工作所需的資源，包括專門的工具、設(shè)備以及數(shù)據(jù)。
完成工作分析之后，你應(yīng)利用這些信息準備結(jié)構(gòu)化在職培訓模塊。這通常包括三項基本工作：明確培訓目標、組織好需要學習的工作行為、制定在培訓中將要用到的績效測試方案。
培訓目標是指在培訓結(jié)束時，公司希望受訓者所能達到的工作行為標準，體現(xiàn)的是受訓者的績效成果。工作行為的組織意味著要以與工作實際完成情況完全不同的方式再現(xiàn)工作進程�？冃y試評估的是受訓者的行為能力，而不僅僅是知識水平。
篩選培訓師
只有當經(jīng)驗豐富、知識全面的員工擔任培訓師的時候，結(jié)構(gòu)化在職培訓才成效顯著。培訓師需要具備以下特點：
● 足夠的能力。足夠的工作能力意味著這名員工的能力經(jīng)過驗證，可以完成工作并取得組織期望的工作成果，甚至超出期望值。
● 專門的培訓和教育。擔任培訓師的員工必須完成專門的培訓和教育計劃。這類培訓的主題可能是公司新的能力拓展領(lǐng)域。
● 愿意與人分享經(jīng)驗與知識。從性格上來說，培訓師必須樂于與人分享自己的經(jīng)驗和能力。
● 受到同事的尊敬。許多培訓師都因為能力超群、領(lǐng)導(dǎo)有方或者極善于解決難題，從而被其他員工另眼看待。
● 善于與人溝通。溝通技巧是指培訓師能在日常交流中向別的員工清楚詳盡地表達復(fù)雜的概念。
● 關(guān)心公司。培訓師必須有志于幫助公司提高業(yè)績，比如能夠參與到不懈的改進行動中，遵守安全工作條例，以及行動起來協(xié)助公司實現(xiàn)目標。
選定培訓師之后，要對他們進行目標明確的培訓和指導(dǎo)，使他們獲得執(zhí)行結(jié)構(gòu)化在職培訓計劃的知識與技能。許多公司最終甚至能完全自主地制定培訓計劃，因為培訓公司制定的培訓計劃往往深度不足，未必適用，并且與公司其他結(jié)構(gòu)化在職培訓行動不相匹配。
準備培訓模塊
企業(yè)應(yīng)該把培訓的內(nèi)容以及其他重要信息整合到培訓模塊中。培訓模塊包含實施培訓所必需的所有信息。像課程計劃一樣，培訓模塊闡明了培訓的內(nèi)容，描述了培訓的具體實施事項。結(jié)構(gòu)化在職培訓模塊一般包括以下基本內(nèi)容：
● 基本說明。讓受訓者了解他在培訓中學到的知識有什么用處，借此闡明培訓的重要性。
● 培訓目標。告訴受訓人，他在培訓結(jié)束之后可以學到什么、能做什么。
● 受訓條件。指的是受訓人在開始接受培訓之前必須具備的知識、技能以及學習態(tài)度。
●培訓內(nèi)容。培訓模塊必須將培訓內(nèi)容和盤托出。根據(jù)工作性質(zhì)的不同，培訓內(nèi)容的表達方式多種多樣。比如，對于程序化的工作、問題解決、檢查、決策之類的任務(wù)來說，培訓指南的用處極大;如果涉及概念或原理，則需要以條理分明的文本格式加以說明。
實施培訓計劃
培訓師要按照培訓需要調(diào)整個人風格。比如，有些經(jīng)驗豐富的培訓師能根據(jù)不同受訓人的需求，打破原有的課程順序，重新調(diào)整。有的培訓師則對培訓的三個流程---講解、響應(yīng)和反饋拿捏自如，將其融為一體。培訓不再是刻板的講解，而就像在兩個人之間展開的社交性互動，既輕松又不失目的性。
培訓師要善于利用有效的溝通技巧。從培訓一開始，就要與受訓人保持眼神的交流，講解力求清晰，并利用肢體語言傳達積極的信息。培訓師應(yīng)該在他們自己所接受的培訓和指導(dǎo)過程中學會了這些技巧。
與受訓人探討如何改進自我也很重要，從中看出受訓人是否愿意改變。
評估與修正
最后一步是針對培訓流程和組織架構(gòu)提出問題。通常企業(yè)所用的評估方法是：對每一個問題都制定出期望中的績效標準，然后將實際結(jié)果與標準進行比較。如此，整個系統(tǒng)及各個部分的價值就一目了然了。這種提問式的評估應(yīng)該由一組懂得如何評估的員工來操作，或者在外部顧問的協(xié)助下進行。
● 培訓效果：結(jié)構(gòu)化在職培訓的目標是否已達到?對公司業(yè)績的影響如何?對培訓的效率、效果有何影響?培訓效果是否符合受訓人的發(fā)展需要?有哪些出乎意料的效果?
● 培訓過程：培訓進行了多長時間?所需資源是否齊備?培訓師是否準備充分?培訓師是否正確使用了培訓模塊?受訓人是否喜歡培訓內(nèi)容和方法?
●員工對培訓的評論：結(jié)構(gòu)化在職培訓是否適用于員工所擔當?shù)墓ぷ魅蝿?wù)?培訓模塊是否準確、完整而且清晰?員工所處的環(huán)境是否適合進行結(jié)構(gòu)化在職培訓?選拔出來的培訓師是不是最合適的資深員工?他們是否接受了充分的訓練和指導(dǎo)?
●組織架構(gòu)：管理層是否為結(jié)構(gòu)化在職培訓提供了足夠的支持?培訓是否會影響生產(chǎn)和服務(wù)的正常進行?資深員工能否抽出時間去培訓他人?公司文化與結(jié)構(gòu)化在職培訓是否契合?有沒有妨礙到培訓實施的外部問題?
如果結(jié)構(gòu)化在職培訓沒能達到預(yù)期的效果，就要對培訓系統(tǒng)各組成部分的狀況進行徹底調(diào)查，確定原因并解決存在的問題。例如，如果原因在于培訓的不一致性，就可以想一個辦法，比如即時貼，用以提醒培訓師按照培訓模塊中指定的順序，講解相應(yīng)的課程。
處在全球經(jīng)濟中的公司都清楚，擁有專業(yè)技能高的員工是一筆非常寶貴的財富。然而，若不能根據(jù)企業(yè)的需要培養(yǎng)員工的技能，僅憑良好的愿望是無濟于事的。
