合同檔案管理制度是合同管理制度的組成部分，也是單位為維護(hù)自身的合法權(quán)益而采取的必要手段。通過(guò)對(duì)合同的檔案管理，可以保存與合同有關(guān)的相關(guān)證據(jù)材料，一旦發(fā)生糾紛，可以及時(shí)運(yùn)用檔案記載的內(nèi)容，依法維護(hù)單位的權(quán)益。
合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，合同檔案管理制度是合同管理制度的組成部分，也是單位為維護(hù)自身的合法權(quán)益而采取的必要手段。通過(guò)對(duì)合同的檔案管理，可以完整保存與合同相關(guān)的證據(jù)材料，如果有糾紛一旦發(fā)生，可以及時(shí)運(yùn)用檔案記載的內(nèi)容，依法維護(hù)單位的權(quán)益。
其主要內(nèi)容包括:檔案的期限、檔案的管理部門(mén)、合同檔案的歸檔與借閱、檔案利用、檔案管理責(zé)任等。
為進(jìn)一步加強(qiáng)合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定合同檔案管理制度。
公司檔案管理制度的優(yōu)缺點(diǎn)
合同檔案除具有一般檔案共性外，還具有以下3個(gè)獨(dú)有的特點(diǎn)。
突出的依據(jù)憑證性
依據(jù)憑證性，是合同檔案最突出也是重要的特點(diǎn)，意思是說(shuō)依法訂立的合同對(duì)當(dāng)事人具有法律的約束力。合同的訂立、生效、履行、變更以及權(quán)利義務(wù)的轉(zhuǎn)讓、終止、違約、責(zé)任等等，都必須完全地、唯一地依據(jù)合同檔案，否則，就要承擔(dān)由此產(chǎn)生的法律后果。由于具有這一作用，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，合同檔案時(shí)維護(hù)當(dāng)事人合法權(quán)益的最直接、最有效的手段之一。這點(diǎn)特點(diǎn)需要引起廣大經(jīng)營(yíng)者、管理部門(mén)以及檔案工作者的重視。
形式與內(nèi)容的規(guī)范性程序較高
合同要對(duì)當(dāng)事人有法律的約束力，其自身必須具備法律規(guī)定的許可性，即對(duì)于合同本身是否具有法律效力，法律規(guī)定了特定的形式，不具備法律所要求的特定形式，該合同就不具有法律效力，視為無(wú)效合同。
在訴訟中，要證明一個(gè)合同法律效力的成立，就應(yīng)當(dāng)以法律要求的特定形式去加以證明。而在合同檔案管理工作中經(jīng)常發(fā)生的“證據(jù)滅失”問(wèn)題，原因正是對(duì)合同形式與內(nèi)容的規(guī)范性要求不甚了解，以致在收集、保管過(guò)程中缺失了合同檔案的若干組成部分，造成合同檔案法律效力的部分乃至全部的喪失，導(dǎo)致當(dāng)事人合法權(quán)益受到損害。
時(shí)效性強(qiáng)
時(shí)效是一個(gè)法律術(shù)語(yǔ)，指時(shí)間在法律上的效力。時(shí)間本身就是一種法律事實(shí)，能夠引起一定的法律后果�！逗贤ā贰睹穹ā返仍S多相關(guān)法律對(duì)在合同的要約、承諾、履行以及爭(zhēng)議解決各個(gè)不同階段內(nèi)合同的效力以及當(dāng)事人各種權(quán)力、義務(wù)的存在與消滅等均有所規(guī)定，可以說(shuō)時(shí)效性特征貫穿于合同始終。
基本原則
1、合同檔案管理實(shí)行網(wǎng)絡(luò)管理體系，由公司合同管理組集中統(tǒng)一管理，以確保檔案完整、完全和有效利用。
2、合同管理組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各業(yè)務(wù)分公司、各部門(mén)的合同管理工作。
3、各業(yè)務(wù)分公司、各部門(mén)應(yīng)分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)合同文檔管理。
