單位辭退員工對員工檔案有什么影響
被用人單位辭退的，不會計(jì)入檔案。現(xiàn)在是市場經(jīng)濟(jì)，檔案的作用不大。并且，一般的用人單位是無檔案代理權(quán)的。
檔案的相關(guān)內(nèi)容
人事檔案
5.1.1人事檔案的調(diào)轉(zhuǎn)
5.1.1.1員工可在被公司正式聘用之日起三十天內(nèi)將人事檔案轉(zhuǎn)入公司。
5.1.1.2人力資源有義務(wù)協(xié)助員工辦理人事檔案調(diào)轉(zhuǎn)手續(xù)。
5.1.2人事檔案的管理人力資源部負(fù)責(zé)按照國家有關(guān)法規(guī)和文件的規(guī)定,定期對員工的人事檔案進(jìn)行更新、整理。
人事管理檔案
5.2.1人事管理檔案的建立
5.2.1.1人事管理檔案應(yīng)在員工到職一周內(nèi)，由所在部門負(fù)責(zé)將員工到職后形成的人事資料收集完整，待員工經(jīng)試用期考核通過，正式錄用時(shí)將其人事資料移交人力資源部。
5.2.1.2人力資源部對移交的人事資料要依據(jù)《人事管理檔案分類目錄》進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)有人事資料不完整的及時(shí)向相關(guān)單位和人員追索，以確保人事檔案的真實(shí)與完整。
5.2.1.3對營銷人員、送貨員、外派財(cái)務(wù)人員等特殊崗位的人員應(yīng)收取學(xué)歷證原件;對外派財(cái)務(wù)人員還需收取執(zhí)業(yè)資格證、職稱證原件;對營銷人員及非總部財(cái)務(wù)人員同時(shí)需收取擔(dān)保文件。
5.2.1.4收取員工相關(guān)證件時(shí)，應(yīng)向?qū)Ψ匠鼍呤論?jù)(一式二份)，一份交對方，一份存入檔案袋(盒)查驗(yàn)。
5.2.1.5人事資料收集、歸檔后，人事管理專員應(yīng)在檔案袋(盒)上詳細(xì)填寫員工姓名及檔案資料清單等內(nèi)容，依檔案材料分類目錄順序排列，各類資料以形成時(shí)間為序，分類裝訂，并注明檔案資料收集、歸檔經(jīng)辦人姓名。
5.2.1.6檔案管理員應(yīng)將檔案資料分類存放、嚴(yán)格保管。
5.2.2人事管理檔案的健全、更新
5.2.2.1公司員工考核、任免、獎懲、教育培訓(xùn)、薪資調(diào)整、職務(wù)異動等人事資料一經(jīng)形成，員工所在部門應(yīng)及時(shí)協(xié)助人力資源部整理相關(guān)資料。
5.2.2.2員工調(diào)任、晉升、降職、免職等人員異動資料歸檔時(shí),除按資料形成時(shí)間順序排列裝訂在檔案第三類外,同時(shí)應(yīng)在《人員薪資/異動變化記錄表》中登記。
5.2.2.3員工薪資變動資料歸檔時(shí)，除按資料形成時(shí)間順序排列裝訂在檔案第五類外，同時(shí)在《員工薪資/異動記錄表》中登記，如因調(diào)任、晉升、降職等人事異動涉及薪資變動時(shí)，所歸檔資料仍放第三類。
5.2.2.4人力資源部人事管理專員在對收集上來的各項(xiàng)人事資料審核無誤后，應(yīng)參照5.2.1.5條款規(guī)定交檔。
5.2.3人力資源部本著對員工負(fù)責(zé)的態(tài)度，按照人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，定期填寫《人事(管理)檔案資料移交清單》。
5.2.4人事管理檔案建立后，由人力資源部按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定統(tǒng)一保管。
5.3人事檔案及人事管理檔案查閱、借閱及復(fù)印管理 5.3.1有下列情形之一時(shí)，方可查、借閱人事(管理)檔案：
a.須查閱人員(管理)檔案時(shí)，查閱人持所屬一級部部長簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經(jīng)人力資源部長簽核后，即可到檔案室查閱所需的人事資料。
b.查閱人事(管理)檔案，必須在檔案室內(nèi)完成;不準(zhǔn)將有關(guān)資料私自帶出或復(fù)印。
5.3.2.2借閱人事(管理)檔案的手續(xù)
a.須借閱人員(管理)檔案時(shí)，借閱人持所屬一級部部長簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經(jīng)有核準(zhǔn)權(quán)限的人員簽核后，即可到檔案室辦理借閱手續(xù)。
b.人事(管理)檔案的借閱期限，一般為十五天，特殊情況可延長至一個(gè)月。借閱人必須保證人事資料的安全、完整，不準(zhǔn)私自復(fù)印或轉(zhuǎn)借他人。
c.借閱檔案人員應(yīng)按期交還所借閱之檔案，逾期未還者，檔案管理人員有責(zé)任進(jìn)行追索。
d.歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)依《人事(管理)檔案查閱/借閱單》的記載逐一核對，并檢查檔案資料的完整性，確認(rèn)無誤后，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》備注欄中注明歸還日期。
e.因工作需要確需調(diào)閱員工人事檔案的,由人力資源部負(fù)責(zé)與(b)聯(lián)系。
5.3.2.3確因工作需要，要求復(fù)印人事資料者，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》上標(biāo)明，必須經(jīng)人力資源部長核準(zhǔn)方可進(jìn)行。
5.3.3人事(管理)檔案的借閱及復(fù)印者，應(yīng)注意資料的保密性和安全性。由于不妥善保管造成資料丟失、損壞或不注意保密擅自擴(kuò)大資料的閱讀范圍影響者，而對當(dāng)事人造成損失或不良影響者，責(zé)任由其個(gè)人承擔(dān)。
a.了解所屬員工基本情況;
b.員工晉升、降職;
c.員工獎懲;
d.員工調(diào)動。
5.3.2查、借閱及復(fù)印人事(管理)檔案的手續(xù)
5.3.2.1查閱人事(管理)檔案的手續(xù)
離職人員檔案的處理
5.4.1退檔手續(xù)的辦理離職人員持經(jīng)核準(zhǔn)的《離職(調(diào)動)交接表》到檔案室辦理。
5.4.2人事管理專員需將離職人員離職資料歸檔，按分類目錄排放裝訂，并在檔案袋(盒)上注明離職日期和原因。
證件的借用、歸還程序
5.5.1因特殊用途需借用人事管理檔案中證件者，應(yīng)提出書面申請，經(jīng)所屬一級部部長或單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
5.5.2證件借出期限最長為二個(gè)月。逾期未歸還者，按每個(gè)證件20元/天計(jì)算罰金，罰金從押金中扣除。
5.5.3證件的歸還
5.5.4檔案管理員應(yīng)詳細(xì)記錄證件借用者的姓名、部門、借用證件名稱、借出日期、歸還日期等資料，備查。
檔案的統(tǒng)計(jì)、清點(diǎn)
5.6.1檔案管理員應(yīng)及時(shí)將人事信息歸檔，及時(shí)記錄，及時(shí)錄入微機(jī)，保證實(shí)存檔案信息與微機(jī)存儲信息一致。
5.6.2檔案管理員每周一統(tǒng)計(jì)上周退檔、歸檔人員清單，每月五日進(jìn)行月度匯總。
5.6.3每年一月份，對檔案進(jìn)行年度清點(diǎn)。統(tǒng)計(jì)上年度歸檔數(shù)、檔案總數(shù)、退檔總數(shù)、在崗人員檔案數(shù)等數(shù)據(jù)，并與微機(jī)存儲數(shù)據(jù)校對，要求二者一致。
5.6.4人事管理檔案保存期限：
a.已辦理離職手續(xù)的員工，其人事管理檔案保存期為兩年，從《離職(調(diào)動)交接表》中核準(zhǔn)的日期為依據(jù)計(jì)算;
b.未辦理離職手續(xù)但實(shí)際已離開公司的人員，其人事管理檔案保存期為三年，以當(dāng)事人所在部門出具的書面報(bào)告中標(biāo)稱的離開公司時(shí)間為依據(jù)開始計(jì)算。
5.6.5每年三月份，對上年度已超出保存期限的檔案統(tǒng)一進(jìn)行銷毀。
本辦法自頒布之日起開始執(zhí)行。
