(一)較高的文字水平
秘書人員工作中的一個重要任務(wù)，就是從事大量的文字工作，幾乎天天都要修改或草擬文稿。因此，秘書人員必須具備扎實(shí)的文字功底，不僅要精通語法、修辭和邏輯知識，還要掌握一定的寫作規(guī)律。漢語詞語浩瀚，文體廣博，這為文字工作者提供了良好的條件。但是，寫作是一種綜合能力的表現(xiàn)，要做到內(nèi)容與形式的統(tǒng)一，既要有好的表現(xiàn)形式，又要有充實(shí)的內(nèi)內(nèi)容，并不是一件輕而易舉的事。這就要求秘書人員加強(qiáng)寫作實(shí)踐，熟練掌握各類公文的特點(diǎn)、寫作要求和語言表達(dá)技巧，隨時(shí)注意積累資料，不斷提高寫作水平。要注意文風(fēng)的改革，培養(yǎng)洗煉的文字表達(dá)能力。
(二)較強(qiáng)的組織能力
現(xiàn)代的秘書人員，既不是那種整天伏案看文件、寫文章的純“文牘性”人才，也不是那種只會“捆捆扎扎、收收發(fā)發(fā)”的簡單勞動者，而是具有一定的組織和管理能力的人才。根據(jù)職責(zé)的要求，秘書人員經(jīng)常要按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖組織各類活動，如果缺乏一些現(xiàn)代的、科學(xué)的組織管理能力，就無法把工作搞好。對此，秘書人員一方面要通曉辦事的渠道，提高辦事的效能，平時(shí)多接觸一些具體事物，處處留意他人和自己的上級是如何處理問題的，不斷增加自己的閱歷和經(jīng)驗(yàn)。另一方面要用系統(tǒng)的觀點(diǎn)，統(tǒng)籌安排工作。
(三)準(zhǔn)確的判斷能力
皮貝克(美國人才代征聘專家)說：“最重要的才能莫過于能作出正確的判斷，而這種特殊才能將是電腦永遠(yuǎn)無法取代的。”為了實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的指示，商務(wù)秘書必須正確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。不論是日常的還是突然而來的工作，商務(wù)秘書必須從各個角度對問題進(jìn)行思考和分析，盡快地作出判斷，準(zhǔn)確無誤地應(yīng)付，或者當(dāng)機(jī)立斷地去做，不致出現(xiàn)失誤或漏洞。艾科卡 (美國企業(yè)界的傳奇人物，美國克萊斯勒汽車公司總裁)說過：“如果你已經(jīng)有了95%的資料，但想再取得其余的5%，卻還得花費(fèi)六個月。到了那時(shí)，市場行情已經(jīng)變了，你的資料也過時(shí)了。生活的全部要點(diǎn)就是：選擇時(shí)機(jī)�！笨梢娫谌缃竦摹吧虘�(zhàn)”中，商務(wù)秘書成熟敏捷的判斷力更為重要。
(四)敏捷的應(yīng)變能力
秘書的一個主要職責(zé)就是為上司提供事務(wù)性的服務(wù)，減少外界一般性事物對上司的干擾，這需要秘書的隨機(jī)應(yīng)變。在一些正式或非正式場合中，秘書是上司的代表和發(fā)言人，這要求秘書默契地配合上司，幫上司打圓場，為領(lǐng)導(dǎo)樹立良好的形象和營造豐富有價(jià)值的人脈關(guān)系。在面對一些緊急情況時(shí)，有良好的應(yīng)變能力并能在短時(shí)間內(nèi)做出處理方案，這也是秘書要具備的非常重要的能力之一。
(五)廣泛的社交能力
當(dāng)前，社會交往已成為社會各階層的一項(xiàng)“熱門”活動。社交對于秘書人員來說同樣重要。首先，社交可以開闊視野，增長知識。在廣泛的社交中，可以博采眾長，學(xué)習(xí)各方面的知識以豐富自己。知識出才智，智是謀之本，這樣在實(shí)際工作中就能更好地發(fā)揮參謀助手作用。其次，社交是辦事的輔助。秘書人員辦理公務(wù)，聯(lián)系事務(wù)，自然是“公事公辦”但社交可以幫助選取捷徑，克服阻力，提高辦事效率。
(六)掌握外語的能力
隨著市場國際化的發(fā)展和企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，越來越多的管理者要到國外進(jìn)行投資、經(jīng)濟(jì)管理或進(jìn)行國際貿(mào)易交際、商務(wù)談判，簽訂合同等，這就要求商務(wù)秘書具備一定的外語能力。現(xiàn)在即使是沒有涉外經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的企業(yè)，也要求商務(wù)秘書人員掌握1一2門外語，能夠利用外語閱讀或查閱資料，并熟練掌握外語會話、寫作的能力。
(七)計(jì)算機(jī)操作能力
美國在線公司總裁史蒂夫，凱斯說：“當(dāng)多數(shù)人上網(wǎng)時(shí)，這會以前所未有的方式讓人掌握主動權(quán)。他們隨時(shí)都能獲得有關(guān)他們關(guān)心問題的信息，這會在一個比較完善的市場為他們提供比較完善的信息。”商務(wù)秘書需要閱讀、收集大量信息，或進(jìn)行日常事務(wù)處理，或進(jìn)行復(fù)雜的計(jì)算，都離不開計(jì)算機(jī)。利用網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)資源共享，快捷地了解世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展的現(xiàn)狀，節(jié)約人力和時(shí)間。隨著電子商務(wù)的興起和發(fā)展，不斷提高計(jì)算機(jī)操作能力對商務(wù)秘書而言是大勢所趨。
(八)創(chuàng)新能力
創(chuàng)新能力也是21世紀(jì)檢驗(yàn)各類人才素質(zhì)高低的一個重要尺度。商務(wù)秘書的創(chuàng)新能力，是指創(chuàng)造性地貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，為領(lǐng)導(dǎo)工作提供最佳服務(wù)的能力。商務(wù)秘書參謀作用發(fā)揮如何，在很大程度上取決于其創(chuàng)新能力的強(qiáng)弱。美國學(xué)者、管理專家加里?哈梅爾曾說：“嶄新的思想是為公司也為自己創(chuàng)造財(cái)富的唯一途徑�！睕]有創(chuàng)新的意識，沒有創(chuàng)新的思維，沒有創(chuàng)新的膽略，是不可能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價(jià)值的參謀建議的。
(九)運(yùn)用WTO規(guī)則的能力
WTO的核心是一整套進(jìn)行國際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易往來的游戲規(guī)則體系，是一種崇尚公平、開放、規(guī)范競爭的規(guī)則網(wǎng)絡(luò)。中國加入WTO后，如何適應(yīng)新的游戲規(guī)則下的競爭，并運(yùn)用這些規(guī)則參與競爭，是必須首先解決的關(guān)鍵問題。中國企業(yè)在這一方面的能力還很薄弱，龍永圖曾對此感慨地說：“入世后我們最大的風(fēng)險(xiǎn)不是開放，而是不熟悉規(guī)則”。作為商務(wù)秘書，應(yīng)清晰地了解加入WTO對本企業(yè)到底面臨哪些機(jī)遇和挑戰(zhàn)，甚至游刃有余地運(yùn)用規(guī)則。在盡可能短的時(shí)間內(nèi)提高自身熟悉規(guī)則、運(yùn)用規(guī)則的能力是使自己在競爭中獲勝的法寶之一。
秘書人員的能力結(jié)構(gòu)是一個多層次、多因素的綜合體。建立起合理的能力結(jié)構(gòu)，決不是一件輕而易舉的事情，需要終身為之奮斗。
