第一步，找出部門或個人績效差距。培訓需求分析應(yīng)從何入手，有關(guān)培訓的理論認為應(yīng)當從績效差距入手：培訓之所以必要，傳統(tǒng)理論認為是因為企業(yè)工作崗位要求的績效標準與員工實際工作績效之間存在著差距；新的理論則認為也應(yīng)包括企業(yè)戰(zhàn)略或企業(yè)文化需要的員工能力與員工實際能力之間的差距，這種差距導致低效率，阻礙企業(yè)目標的實現(xiàn)。只有找出存在績效差距的地方，才能明確改進的目標，進而確定能否通過培訓手段消除差距，提高員工生產(chǎn)率。
第二步，尋找分析差距產(chǎn)生的原因。發(fā)現(xiàn)了績效差距的存在，并不等于完成了培訓需求分析，還必須尋找差距的原因，因為不是所有的績效差距都可以通過培訓的方式去消除。有的績效差距屬于環(huán)境、技術(shù)設(shè)備或激勵制度的原因，有的則屬于員工個人難以克服的個性特征原因，只有在員工不是因為難以克服的個性特征原因而存在知識、技能和態(tài)度等方面能力不足的情況時，培訓才是必要的。
第三步，確定解決方案，產(chǎn)生培訓需求。找出了差距原因，就能判斷應(yīng)該采用培訓方法還是非培訓方法去消除差距。企業(yè)根據(jù)差距原因有時采用培訓方法，有時采用非培訓方法，有時也采用培訓與非培訓結(jié)合的方法，一切都根據(jù)績效差距原因的分析結(jié)果來確定。
