加強中小企業(yè)的信息管理，首先要理解其重要性和必要性。自從21世紀(jì)以來，我國的經(jīng)濟高速平穩(wěn)發(fā)展，深刻地融入了世界經(jīng)濟之中，國外企業(yè)也不斷進(jìn)入我國市場。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，不但消費者更加依賴信息，而很多外企在中國的競爭中也廣泛地收集各種商業(yè)信息。因此信息成為了21世紀(jì)企業(yè)發(fā)展的主要主要依據(jù)之一，也成為了競爭中的一個重要環(huán)節(jié)。由于我國中小企業(yè)缺乏戰(zhàn)略性眼光，對信息管理不到位，使企業(yè)信息甚至商業(yè)秘密外流，給企業(yè)發(fā)展造成了極大的損失。所以，加強中小企業(yè)的信息管理非常重要，中小企業(yè)加強信息管理是實現(xiàn)持續(xù)經(jīng)營的戰(zhàn)略方法。
加強中小企業(yè)的信息管理，其次要求明確信息管理的內(nèi)容。中小企業(yè)信息管理的內(nèi)容主要可分為外部信息和內(nèi)部信息。外部信息如經(jīng)濟政策、市場供求信息、同行業(yè)信息、消費者信息及資源信息等，內(nèi)部信息包括企業(yè)的商業(yè)運作模式，知識產(chǎn)權(quán)(專利技術(shù)及商標(biāo)等)及核心技術(shù)、企業(yè)文化、客戶信息、管理策略、手段及方法等。例如內(nèi)部行政信息包括：公司行政傳達(dá)的一切文字資料、電子郵件、文件、傳真。具體信息管理表現(xiàn)為上傳下達(dá)、平級傳送的行文管理、資料管理、檔案管理。歸屬于日常行政管理。又如市場信息包括：公司業(yè)務(wù)銷售的客戶文件、來往傳真、電話、客戶檔案;公司業(yè)務(wù)應(yīng)用的電話記錄、報價、合同、方案設(shè)計、投標(biāo)書等原始資料、電子資料、文件、報告等。具體信息管理表現(xiàn)為客戶溝通、文字記錄、資料收集分析、業(yè)務(wù)文件編寫等。
