派發(fā)請柬和邀請函：在晚會前兩周，由辦公室負(fù)責(zé)寫請柬，邀請各學(xué)院分管學(xué)生工作的書記、輔導(dǎo)員、校學(xué)生處人員、校團(tuán)委老師、各院學(xué)生會主席和校學(xué)生會的主要成員觀看演出，以擴(kuò)大晚會的影響力。請柬由自律會統(tǒng)一負(fù)責(zé)派發(fā)。并發(fā)送邀請函到校藝術(shù)團(tuán)和校武術(shù)協(xié)會，邀請他們各名出一個(gè)節(jié)目，以活躍晚會現(xiàn)場氣氛。
宣傳和擴(kuò)大影響力：由宣傳部負(fù)責(zé)出張海報(bào)，條條幅。其中海報(bào)于演出前三天貼于北區(qū)、南區(qū)、昌融公寓等人流量較多的地方；條條幅懸掛于校大禮堂前，條懸掛于映輝樓前，條懸掛于南區(qū)，西、北通道各條，條懸掛于昌融公寓。其中張貼和懸掛工作由文藝部和宣傳部負(fù)責(zé)。另外，文藝部干事必須定時(shí)地檢查海報(bào)有否被撕毀，若被撕毀應(yīng)及時(shí)補(bǔ)貼。在晚會的前一周，制作好票據(jù)和節(jié)目單（（份數(shù)以自律會調(diào)查禮堂座位數(shù)的結(jié)果為依據(jù)）；節(jié)目單此文來源于COME文檔頻道：份（份數(shù)以所邀請的嘉賓人數(shù)為依據(jù)）。部分票據(jù)由自律會派發(fā)到各學(xué)院學(xué)生會，節(jié)目單派發(fā)給到場嘉賓。由院報(bào)《阡陌》記者團(tuán)負(fù)責(zé)提前寫稿，以便登于各大報(bào)刊中，并負(fù)責(zé)晚會現(xiàn)場的攝影工作。另外，在發(fā)送請柬給各院主席的同時(shí)，以團(tuán)委學(xué)生會名義附一張邀請函
、增加舞臺效果：由信息部聯(lián)系起點(diǎn)美發(fā)美容機(jī)構(gòu)，讓起點(diǎn)負(fù)責(zé)晚會所有演員和主持人的化妝，并由起點(diǎn)出一個(gè)節(jié)目——發(fā)型秀。信息部還要負(fù)責(zé)購買舞臺道具，如：禮花爆竹，熒光棒，鮮花，氣球，吹泡泡機(jī)，萬通板mm等道具，以增加現(xiàn)場火暴氣氛。
、現(xiàn)場用品購買：由辦公室負(fù)責(zé)晚會現(xiàn)場用品的購買,其中包括膠卷卷，伏電池個(gè)，飲料瓶、哨子個(gè)，桶裝水桶，院標(biāo)做背景用的吹塑紙一張。
、禮儀小姐訓(xùn)練與安排：禮儀小姐安排在禮堂入口前和晚會現(xiàn)場各名，入口名禮儀小姐負(fù)責(zé)迎接嘉賓老師，并帶領(lǐng)他們?nèi)胂滑F(xiàn)場名禮儀小姐負(fù)責(zé)節(jié)目單和飲料的分發(fā)。另外，女生部還要安排人員負(fù)責(zé)晚會當(dāng)天的后臺工作。
、晚會的現(xiàn)場座位安排和秩序維持：自律會負(fù)責(zé)維持晚會現(xiàn)場秩序，另外必須另設(shè)一名總負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)整個(gè)現(xiàn)場秩序的維持和協(xié)調(diào)工作，解決突發(fā)事件。
、由主席團(tuán)負(fù)責(zé)對文藝部、自律會、女生部、宣傳部、辦公室工作的監(jiān)督、協(xié)調(diào)和落實(shí)。負(fù)責(zé)整場晚會現(xiàn)場人員的安排各項(xiàng)事宜的分工，協(xié)調(diào)各部門的工作，解決突發(fā)事件。
九、經(jīng)費(fèi)預(yù)算
現(xiàn)場秩序：包括前后臺的秩序
晚會前一周的宣傳，包括海報(bào)，條幅
場地租用
節(jié)目單、請柬、入場卷的設(shè)計(jì)、印刷
現(xiàn)場攝影
熒光棒，爆竹，氣球，鮮花
其他一切不可知費(fèi)用
