、文書(shū)結(jié)案后，原稿由檔案專(zhuān)員歸檔，經(jīng)辦部門(mén)視須要留存影本。如為特別案件因業(yè)務(wù)處置須要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管者，應(yīng)經(jīng)檔案管理主管引導(dǎo)批準(zhǔn)后妥為保留，檔案管理部門(mén)以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送檔案管理部門(mén)歸檔并換回影本。
、檢討文件的本文及附件是否完全，如有短少，應(yīng)即追查歸入。
、文件的處置手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)補(bǔ)辦。
、與本檔案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)。
點(diǎn)收文件后，應(yīng)依下列方法收拾：
、中文直寫(xiě)文件以右方裝訂為原則，中文橫寫(xiě)或外文文件則以左方裝訂為原則。
、右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。
、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。
檔案分類(lèi)應(yīng)視案件內(nèi)容、部門(mén)組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門(mén)、大類(lèi)、小類(lèi)三級(jí)分類(lèi)。先以部門(mén)別區(qū)分，部門(mén)別之后依案件性質(zhì)分為若干大類(lèi)，再在同類(lèi)中依序分為若干小類(lèi)。
檔案分類(lèi)應(yīng)力求切合適用。倘因案件較多，前款三級(jí)不敷利用時(shí)得于三級(jí)之后另增四級(jí)“細(xì)類(lèi)”。如案件不多，亦可僅應(yīng)用“部門(mén)”及“大類(lèi)”或“小類(lèi)”二級(jí)。
同一小類(lèi)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個(gè)檔夾不敷應(yīng)用時(shí)，得分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂，并于小類(lèi)(或細(xì)類(lèi))之后增設(shè)“卷次”編號(hào)，以便查考。
每一檔夾封面內(nèi)應(yīng)設(shè)“目次表”，案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄，并以每一案一個(gè)“目次”編號(hào)為原則。
檔號(hào)之表現(xiàn)方法如下 aa—bbccd—ee，aa為經(jīng)辦部門(mén)代號(hào)，bb為大類(lèi)號(hào)，cc為小類(lèi)號(hào)。d為檔卷卷次，ee為檔案目次。
檔案各級(jí)分類(lèi)應(yīng)賦予一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應(yīng)簡(jiǎn)明簡(jiǎn)要，以能充足表現(xiàn)檔案內(nèi)容 性質(zhì)為原則，且有必定范圍，不宜籠統(tǒng)含糊。
各級(jí)分類(lèi)、卷次及目次的編號(hào)，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表現(xiàn)；其位數(shù)應(yīng)用視案件多寡及增加情況而考慮決議。
檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)經(jīng)斷定后，應(yīng)編制“檔案分類(lèi)編號(hào)表”，即將所有分類(lèi)各級(jí)名 稱(chēng)及其代表數(shù)字編號(hào)，用必定次序依次排列，以便查閱。
檔案分類(lèi)各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來(lái)組織擴(kuò)展或業(yè)務(wù)增繁時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。
檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字一經(jīng)斷定，不宜任意修正，如確有修正必要，應(yīng)事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類(lèi)編號(hào)對(duì)比表，以免混雜。
