目的
為強(qiáng)化公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理，確保系統(tǒng)各功能有效運(yùn)行，信息及時(shí)處理和反饋。對(duì)電子公文準(zhǔn)確、規(guī)范、安全、及時(shí)地進(jìn)行處理，提高工作效率。
適用范圍
本規(guī)定適用公司內(nèi)部各單位、解放經(jīng)銷商、服務(wù)站辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理。
術(shù)語和定義
電子公文：電子公文是指在企業(yè)管理過程中所形成的具有行政效力和規(guī)范體式，能被計(jì)算機(jī)處理、拷貝、存儲(chǔ)和現(xiàn)代數(shù)據(jù)通信技術(shù)傳遞的公務(wù)文書如：（決定、決議、指示、請(qǐng)示、批復(fù)、通知、通告、通報(bào)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、專題會(huì)議紀(jì)要、公函等）。文秘資源網(wǎng)
職責(zé)
.公司辦公室是公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理部門，對(duì)公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理負(fù)責(zé)，定期檢查、指導(dǎo)、評(píng)價(jià)、考核公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用、運(yùn)轉(zhuǎn)、保密情況。
.公司電算室是保證公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)正常運(yùn)行的系統(tǒng)維護(hù)部門，對(duì)公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能否正常運(yùn)行負(fù)責(zé)，并負(fù)責(zé)對(duì)永久保留的信息備份工作。
.人力資源開發(fā)室負(fù)責(zé)人員流動(dòng)、用戶變更信息的及時(shí)提供。
.網(wǎng)絡(luò)室是解放經(jīng)銷商辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理部門，對(duì)解放經(jīng)銷商辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理負(fù)責(zé)，定期檢查、指導(dǎo)、評(píng)價(jià)、考核解放經(jīng)銷商辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用、運(yùn)轉(zhuǎn)、保密情況。
.服務(wù)管理部是解放服務(wù)站辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理部門，對(duì)解放服務(wù)站辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理負(fù)責(zé)，定期檢查、指導(dǎo)、評(píng)價(jià)、考核解放服務(wù)站辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用、運(yùn)轉(zhuǎn)、保密情況。
管理要求
. 電子公文管理規(guī)定。
.. 電子公文與紙質(zhì)公文關(guān)系。
...各部門須指定專人負(fù)責(zé)辦公系統(tǒng)管理，按紙質(zhì)公文辦理程序處理電子公文。
...電子公文行文關(guān)系，與紙質(zhì)公文的行文關(guān)系相同。
...除特殊注明外，電子公文與紙質(zhì)公文具有同等的行政效力。電子公文不加印鑒。
...電子公文的公文要素與紙質(zhì)公文基本一致，包括：公文版頭、秘密等級(jí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、主題詞、抄報(bào)抄送機(jī)關(guān)、附件等。
...電子公文的辦理分為收文和發(fā)文辦理，其工作流程與紙質(zhì)公文工作流程基本相同。
..上機(jī)操作人員必須熟記本人的用戶代碼和口令，并保守秘密，在系統(tǒng)中不得從事與工作無關(guān)的活動(dòng)，系統(tǒng)用畢應(yīng)及時(shí)退出該系統(tǒng)。上機(jī)人員調(diào)離工作崗位應(yīng)及時(shí)通知辦公室和電算調(diào)整業(yè)務(wù)流程、更改用戶設(shè)置。非辦公系統(tǒng)中注冊(cè)的人員不得上機(jī)操作或?yàn)g覽。
.. 對(duì)機(jī)密級(jí)以上（含機(jī)密級(jí)）的文件和篇幅較長(zhǎng)的轉(zhuǎn)發(fā)附件，仍以紙質(zhì)方式發(fā)送，但要形成簡(jiǎn)要說明，進(jìn)入業(yè)務(wù)流程，批復(fù)工作仍在辦公系統(tǒng)中進(jìn)行。
.. 使用人員要在每個(gè)工作日:-:和:-:期間察看"待辦事宜"，并簽署意見。
..國家秘密級(jí)以上（含秘密級(jí)）和集團(tuán)公司機(jī)密級(jí)秘密公文不得以電子公文形式在網(wǎng)上傳遞。
..各部門在收到電子公文后，有必要復(fù)制成一份（經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)可復(fù)制成多份）紙質(zhì)公文，應(yīng)需在所復(fù)制成的紙質(zhì)公文右上角加蓋復(fù)制專用章（電子公文復(fù)制專用章圖樣附后）注明復(fù)制單位、日期、份數(shù)，然后繼續(xù)辦理的其他程序。所收到的相同紙質(zhì)公文應(yīng)作為備份存檔。 ，
