職責(zé)一：學(xué)校行政秘書崗位職責(zé)
在院長、書記領(lǐng)導(dǎo)下，具體負責(zé)學(xué)院的日常行政管理工作和服務(wù)工作。具體細則如下：
(一)行政管理
1、學(xué)院辦公室日常內(nèi)務(wù)工作;
2、公章管理;
3、有關(guān)會議的組織和安排，會議記錄和考勤。
4、學(xué)院內(nèi)部財務(wù)的管理;
5、與校、院及相關(guān)部門的協(xié)調(diào)、配合;
6、各種行政文件、材料的歸檔，數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、上報等;
7、教職工工作信息收集及整理;
8、教師職稱評審的具體工作;
9、學(xué)院組織的各種活動的記錄、資料采集等;
10、具體負責(zé)學(xué)院綜合治理工作、消防安全工作及治安工作;
11、負責(zé)學(xué)生檔案的管理。
12、離退休教職工具體工作;
13、辦公室勤工助學(xué)學(xué)生的管理及工時記錄、計算;
14、學(xué)院固定資產(chǎn)及設(shè)備的具體協(xié)調(diào)管理
15、報紙、信件的征訂與收發(fā)等;
16、工會活動的具體組織工作;
17、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。
(二)公益活動
1、教學(xué)秘書不在時，協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)做好教學(xué)秘書崗位的應(yīng)急工作;
2、提出關(guān)于學(xué)院發(fā)展、建設(shè)方面的意見、建議等;
3、為教職工提供幫助和服務(wù);
4、承擔(dān)學(xué)院公益工作。
(三)自身建設(shè)
1、實行坐班制，根據(jù)需要及時到崗;
2、參加校、院組織的各種會議、活動等;
3、用自己的言行、科學(xué)規(guī)范的管理和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)為教職工和學(xué)生樹立良好形象。
職責(zé)二：學(xué)校行政秘書崗位職責(zé)
1、協(xié)助分管主任處理辦公室日常行政事務(wù)，參與學(xué)院綜合性行政事務(wù)的實施。
2、草擬學(xué)院行政工作報告、總結(jié)、規(guī)劃和決議、決定等綜合性文字材料文件;草擬重要會議文稿和重要文件;草擬及整理院級干部講話稿及有關(guān)資料。
3、領(lǐng)取行政機要文件。接受、管理院內(nèi)平行文件、做好院級領(lǐng)導(dǎo)及各種機要文稿、各類公文的制作印發(fā);負責(zé)上級行政機關(guān)發(fā)來的文件、簡報、通知、信函的登記、編號、發(fā)放和傳閱工作。定期檢查文件的管理和保密情況;學(xué)院一級來往信件、文書、報刊及院內(nèi)行政公文的拆封、登記、傳閱、督辦、歸檔工作;負責(zé)編制、分發(fā)“一周、一月、一年收文目錄”。
4、負責(zé)學(xué)院黨政領(lǐng)導(dǎo)出行的交通安排和聯(lián)絡(luò)等服務(wù)保障工作。
5、協(xié)助分管主任做好學(xué)院涉及各部門和單位的綜合協(xié)調(diào)工作，對外聯(lián)系工作。包括內(nèi)外賓的接待工作安排和費用預(yù)算，對內(nèi)對外的迎來送往工作，辦公室來往禮品紀念品的策劃設(shè)計、開發(fā)、采購管理工作，負責(zé)上級領(lǐng)導(dǎo)、兄弟院院的來訪接待工作。
6、負責(zé)全院性重要會議、大型活動的會務(wù)工作。如會議名稱、人數(shù)、對象、范圍的確定，會議時間、地點、場所的選擇，會場的布置，會議日程、程序的安排，會務(wù)文書和生活管理等。
7、負責(zé)學(xué)院辦公樓會議室的管理與使用。
8、負責(zé)學(xué)院行政大事記的記錄，建立健全大事記記錄制度，保證記錄的及時、準確、完整。
9、負責(zé)院領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)院辦公室固定資產(chǎn)、辦公用品、會議室辦公用品的配送，設(shè)備的使用和管理。
10、協(xié)助分管主任處理日常財務(wù)工作，負責(zé)辦公室常規(guī)性財務(wù)工作的實施。負責(zé)院領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)院辦公室的財務(wù)管理工作。
11、協(xié)助分管主任搞好學(xué)院車輛的使用和管理工作。
12、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項臨時工作。
職責(zé)三：學(xué)校行政秘書崗位職責(zé)
一、行政秘書在部主任領(lǐng)導(dǎo)下負責(zé)處理公共教學(xué)部辦公室的日常行政工作。
二、負責(zé)黨政文件的收發(fā)，及時送部領(lǐng)導(dǎo)閱示，并妥善保存。
三、負責(zé)接待并處理校內(nèi)外來人、來訪、來電等有關(guān)事宜，
四、做好文秘和會務(wù)工作，協(xié)助部門領(lǐng)導(dǎo)做好會議的通知、會務(wù)和會議記錄工作。
五、負責(zé)部門工作簡報及有關(guān)的宣傳報道、影像等工作。
六、協(xié)助部主任做好二級管理的各項工作。
七、協(xié)助部主任做好財務(wù)管理工作，保證各項費用的合理支付。
八、負責(zé)辦公用品和物資的保管工作，建立并嚴格執(zhí)行對辦公用品的登記簽字制度，杜絕浪費。
九、協(xié)助部主任做好對教師考核工作。
十、運用辦公自動化系統(tǒng)處理好各種電子資料、圖片資料及保存工作。
十一、負責(zé)行政公章的使用、管理工作。
十二、負責(zé)部門的檔案收集管理工作。
十三、認真完成學(xué)院、部門領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作。
職責(zé)四：德宏師范高等�？茖W(xué)校數(shù)學(xué)系行政秘書崗位職責(zé)
一、協(xié)助系負責(zé)人處理辦公室日常行政事務(wù)，參與綜合性行政事務(wù)的實施。
二、負責(zé)學(xué)校相關(guān)部門下發(fā)文件、簡報、通知、信函的登記、編號、發(fā)放、傳閱、整理和歸檔工作;并按系主任的批示，完成承辦、督辦等工作。
三、負責(zé)日常黨政公文處理，做好系郵箱的管理和使用，保障信息通暢和準確。
四、負責(zé)行政公章的正確使用和安全保管工作。協(xié)助系主任做好對外聯(lián)絡(luò)、信息的收集、傳遞等后勤服務(wù)保障工作。
五、負責(zé)各種會議和活動的準備、通知、記錄和考勤。
六、草擬系行政工作規(guī)劃、總結(jié)、報告和決議、決定等綜合性文字材料文件;草擬及整理系領(lǐng)導(dǎo)講話稿及有關(guān)資料。
七、負責(zé)系行政大事記的記錄，建立健全大事記記錄制度，保證記錄的及時、準確、完整。
八、負責(zé)系行政事務(wù)類信息網(wǎng)站的管理和維護。
九、負責(zé)系辦公室的整理，維護正常的辦公秩序。
十、完成系負責(zé)人交辦的其他工作。
職責(zé)五：學(xué)校行政秘書崗位職責(zé)
1、協(xié)助辦公室主任處理好學(xué)院日常教學(xué)和行政管理工作;
2、協(xié)助副院長完成培養(yǎng)方案的修訂;協(xié)助有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)做好教學(xué)、科研等有關(guān)情況的統(tǒng)計和報表工作，來信來訪和電話電傳的傳達和處理等;
3、協(xié)助完成本科、研究生畢業(yè)論文工作，整理配套表格，安排答辯，核算成績，統(tǒng)計指導(dǎo)、答辯教師工作量;
4、負責(zé)本科生畢業(yè)資格審查、學(xué)位資格審查;
5、負責(zé)亞非語學(xué)院教學(xué)管理方面網(wǎng)站的更新與維護;
6、負責(zé)搜集和整理老師及學(xué)生對學(xué)院工作的意見、建議和要求，及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報;
7、協(xié)助辦公室主任做好學(xué)院課時費、校貼、各種福利的核算、造表及發(fā)放工作;
8、協(xié)助辦公室主任做好學(xué)院固定資產(chǎn)的管理和辦公設(shè)備的保養(yǎng)、維修工作，發(fā)現(xiàn)問題及時與有關(guān)部門聯(lián)系解決;
9、做好學(xué)院教學(xué)和辦公用品的采購和使用管理工作;
10、協(xié)助分工會主席完成工會的任務(wù);
11、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。
