想把一個企業(yè)管好，首當其沖的，是把崗位管理好。崗位管理是一個復雜的體系，其中最基礎的手段，就是對崗位進行文字性的界定和說明。正如世界上沒有兩片完全相同的樹葉，不同的企業(yè)中，其崗位職責、崗位要求也可能因為企業(yè)規(guī)模不同而出現較大差異。很多企業(yè)為了節(jié)約成本，盲目照搬其他公司的崗位說明書，結果照著崗位說明書招聘來的人，跟本公司并不合拍。
原則
崗位設置的數目應符合最低數量原則
對崗位的設置不要太多，崗位數量要盡可能的少，這樣做的目的是使所有的工作盡可能的集中，不要特別分散。從經濟角度來說，不必花很多人工費。每一個人、每一個崗位的工作人員都應該承擔很多責任。
所有崗位要求實現最有效的配合
崗位設置的時候，對承擔的責任進行劃分。一般區(qū)分為主責、部分和支持三類，這樣來確定配合關系。主責是指某一個人所負的主要責任;部分指只負一部分責任;支持是指責任很輕，只協(xié)助他人。每個人的主責、部分和支持一定要劃清楚。
每個崗位能否在企業(yè)組織中發(fā)揮最積極的作用
每個崗位是不是在整個企業(yè)組織中能夠發(fā)揮最積極的作用。崗位在組織設置里面，應該使它發(fā)揮最大作用。每一個崗位都要有相應的主責，然后有部分或者支持性工作。
每個崗位與其他崗位的關系是否協(xié)調
“是否協(xié)調”是指崗位之間的責任不交叉、沒有空白。避免某一個責任張同志是主責，李同志也是主責，兩個人分不清到底誰是主責，出了事誰負主要責任，在工作中誰主動。一項職能沒有人負主責，就是崗位職責出現了空白。
崗位設置是否符合經濟、科學和系統(tǒng)化的原則
如果崗位設置得特別多，參與這項工作的人就多，企業(yè)支付的費用就多，這不符合經濟化原則。如果崗位設置過少，可能某一個事情沒有人管，或者某一個崗位的員工負擔特別重而產生怨氣，這項工作就做不好。所以要體現經濟化原則，也要符合科學原理。
編制
崗位設置表是崗位設置工作的書面成果，是企業(yè)規(guī)范化管理的一個正式的、重要的文件。崗位設置表通常有部門職位設置表和公司崗位設置總表兩種形式。
部門職位設置表
按照各個部門、各個單位的職位分別做的表稱為部門職位設置表。這種表主要是介紹部門內有幾個崗位、工作職責等，每個部門一張表。企業(yè)下屬單位，例如中心或者實驗室也要單獨一張表。如果是地區(qū)公司或者分公司，可能跟總公司一樣要有兩個層次：一個層次就是分公司的領導要有一張表;另外分公司各個部門要有一張表。
公司崗位設置總表
總表包括三個欄目：
崗位編號
規(guī)范化管理中，文件前面都有一個英文字母。例如崗位設置用G，G后面的數字表示一個部門，假如公司有11個部門，分別用G—1、G—2等表示，分別表示企管部、生產部等。如果是第一個部門的第一個崗位就叫1001，第二個是1002等。這樣編的好處是：實現計算機化、信息化管理的時候比較方便。
崗位部門
每家企業(yè)都由若干個部門組成，不同的崗位也分別隸屬于各個部門。例如生產管理員這個崗位就隸屬于生產部。
崗位名稱
首先確定稱呼方法，例如公司的最高領導有的叫總裁，有的則叫總經理等等。各部門的領導有的叫部長，有的叫經理。部長或者經理之下有的單位叫主管，有的單位叫專員�？茊T里面能承擔一定責任的、級別相對高一點的叫主任科員，承擔一般責任的可能叫做員工管理員、培訓員等。這樣就把公司的所有崗位的名稱統(tǒng)一起來，列在崗位設置表里。
內容
一般來說，崗位說明書至少應當涵蓋以下幾方面的內容：在這個崗位上的員工，需要完成哪些任務(What)、工作任務應該在什么時候完成(When)、工作任務應該在什么地點完成(Where)、員工可以通過什么途徑、運用何種方法完成任務(How)、為什么這項工作會提出這些要求(Why)、能夠勝任該崗位的員工應該具備哪些資質(What)。
崗位說明書至少可以發(fā)揮四個方面的作用：首先，崗位說明書清晰地列出了員工的職責范圍，在年初的時候，看看自己的崗位說明書，就可以大致了解一年的工作目標;第二，崗位說明書囊括了崗位所需要的能力，員工可以對照，自己在這些方面發(fā)展得如何，哪些能力還需要進一步提高;第三，崗位說明書令上下級關系一目了然：誰向你匯報，你又向誰匯報?第四，崗位說明書還有利于上級主管對員工進行管理。主管招聘新員工，考核老員工的工作表現，都可以參考崗位說明書的要求。一般來說，員工及其上級主管都必須在員工的崗位說明書上簽字，表明雙方都認可說明書的各項條款，這其實就是上下級的溝通過程，溝通好了，可以為后面的工作掃清不少障礙。
流程
一份科學的崗位說明書出爐，通常遵循著這樣的流程：
1、在開展編寫工作之前，人力資源經理應和相關高層領導進行討論，使高層領導率先樹立崗位責任意識，對各項工作實行歸口管理，改變自由隨意的管理風格。
2、編寫過程中，各部門的主管以及員工積極配合人力資源部的工作，為其提供編寫技術的培訓、指導和審核。
3、人力資源部可靈活選用問卷調查法、面談法、工作日志法、實地觀察法等方法，進行認真的工作分析和調查，了解每一個崗位的工作任務、工作目標、工作條件、上下級關系、對內對外的聯系、任職資格等要素。
4、崗位說明書的編寫不是一勞永逸，行業(yè)的發(fā)展、企業(yè)的變革會給崗位提出新的要求。因此，企業(yè)編寫出規(guī)范的崗位說明書后，還應建立起崗位說明書的動態(tài)管理制度，由專人負責管理更新。
說明
職務說明：陳述工作任務和職責的文件。應切題而準確，簡要說明期望員工做什么、應該做什么，應怎么做和在什么情況下履行職責。
1. 工作識別：包括工作名稱、部門、匯報關系和工作編號;一個好的工作名稱將很接近工作內容的性質，并能把一項工作與另一項工作區(qū)別開來;不好的工作名稱常使人產生誤解，例如行政秘書、經理助理，其職責因組織的不同而不同;
