外貿(mào)單證員是做什么的
單證員是指在對外貿(mào)易結(jié)算業(yè)務(wù)中，買賣雙方憑借在進出口業(yè)務(wù)中應(yīng)用的單據(jù)、證書來處理貨物的交付、運輸、保險、商檢、結(jié)匯等工作的人員。單證員的主要工作有審證、制單、審單、交單與歸檔等?系列業(yè)務(wù)活動，具有工作大、涉及面廣、時間性強與要求高等特點。
外貿(mào)單證員工作流程
一、從業(yè)務(wù)員那里拿來PI,S/C和工廠的信息后，開始聯(lián)系工廠
詢問：
① 有沒有現(xiàn)貨?要不要商檢?
② 如果走空運有沒有空運鑒定?
③ 如何包裝?毛重?體積?
④ HS編碼，CASNO.
⑤ 付款的銀行資料有沒有給過?
二、跟貨代聯(lián)系訂倉
① 制作托書托書上注意運費，出運港，目的港，件毛體
② 索要進倉地址(入貨通知)
③ 走空運的情況下，要給貨代空運鑒定，非危保函(蓋公章)
④ 海運情況下，給貨代非危保函，有的還需要MSDS
三、做美金情況下，需要制作劃匯資料
合同，發(fā)票。英文劃匯資料本來應(yīng)該工廠制單， 用來描述工廠和我外貿(mào)公司次票用美金付款的貨物的情況。 用作外貿(mào)公司對工廠劃匯的依據(jù)。內(nèi)容跟采購合同一致。 蓋上工廠的章，交給財務(wù)。
四、跟工廠確認嘜頭，逐字核對
注意嘜頭上要顯示CAS號碼 批號要正確(要與分析單上一致)生產(chǎn)日期到期日期
五、關(guān)于商檢
① 做美金的情況下，工廠自己做商檢，給工廠提供目的港，出運港信息
② 做人民幣情況下，可以委托工廠做商檢。
看工廠要正本的商檢文件還是傳真件就可以。
③ 制作商檢資料：采購合同，商檢發(fā)票，商檢箱單，商檢委托書(蓋章)。
④ 商檢做好后，讓工廠傳真商檢憑條，確認無誤后傳給貨代，讓貨代去換通關(guān)單。
六、關(guān)于報關(guān)
① 做美金時，工廠自己報關(guān)。提供出運港，目的港
② 做人民幣時，讓貨代公司幫忙報關(guān)。
③ 給貨代公司寄報關(guān)資料：報關(guān)發(fā)票，報關(guān)箱單，報關(guān)單，核銷單(備案到出運港)，
④ 報關(guān)委托書，準備4張蓋了單證章的空白紙讓貨代備用。
⑤ 注意都要蓋好章，報關(guān)單上顯示的品名要注意，是工廠可以開發(fā)票的品名。
⑥ 零退稅產(chǎn)品報關(guān)，要跟財務(wù)說，問財務(wù)報關(guān)金額怎么寫，因為要交稅，金額要少報
注意，商檢資料和報關(guān)資料上的數(shù)量金額沒有特殊要求的情況下，
都按照與國外客人成交的數(shù)量金額來報關(guān)商檢。
七、嘜頭確認好
付款底單給工廠傳真過去，敦促工廠按時發(fā)貨。索要發(fā)貨進倉的追蹤方式。
八、和貨代聯(lián)系，確認是否按時進倉
九、確認提單。
注意：
① 出運港
② 目的港
③ 客人名稱地址，通知人，發(fā)貨人，逐字核對
④ 件數(shù)，毛重(不要顯示成了凈重)，體積，逐字核對!
⑤ 顯示運費
⑥ 出運日期
⑦ 顯示裝船指示上要求的內(nèi)容
十、如果可以押匯，要投信用證保險
① 打印一張議付的發(fā)票，發(fā)票右上角寫上HS編碼和出運日期。
② 一定要確認提單簽發(fā)的日期，與申請信保時發(fā)票上寫的日期一致。
十一、工廠分析單
① 做美金時，用工廠寄來的分析單給客人，一定要讓工廠顯示上CAS號碼
② 做人民幣時，讓工廠傳真分析單，我公司重新制作，蓋上自己公司的章。
③ 同樣要注意CAS號碼，批號和嘜頭上的是否一致。生產(chǎn)日期保質(zhì)期，品名。
十二、貨物報關(guān)放行，裝船開航后，讓貨代寄提單
需要付款買單的，先讓他們開發(fā)票，傳真過來，付款，寄單。
①給貨代付運費時要在友邦登記，財務(wù)管理-運費登記-新建-發(fā)票號金額幣種
②申請付款通知書要簽字。
③給財務(wù)付款(申請付款通知書銀行資料)
十三、給工廠傳真開票資料，讓工廠開增值稅發(fā)票
有疑問的要根據(jù)貨代那里報關(guān)預(yù)錄單的品名開。數(shù)量，金額也要對應(yīng)一致。
十四、工廠寄單
① 做美金時，讓工廠寄商業(yè)發(fā)票，箱單，分析單(2份顯示有CAS號碼)
② 做人民幣時，讓工廠寄增值稅發(fā)票，合同正本，正本分析單
十五、制作CO.
注意打印出來CO的發(fā)票后，記得要蓋章，和付款申請單一起交給財務(wù)。
十六、投保
保單上被保險人寫出口商，保單上顯示的出運日期要與提單上顯示的一致。
十七、收到工廠寄來的資料后，將增值稅發(fā)票復(fù)印留底
正本合同、增值稅發(fā)票、報關(guān)預(yù)錄單、提單復(fù)印件。
十八、收到貨代提單，復(fù)印留底
十九、制作匯票
詢問財務(wù)交單交單哪個銀行。匯票上注意發(fā)票號碼，金額。日期為提單日。
二十、備齊所有資料后準備交單
商業(yè)發(fā)票，箱單，分析單，產(chǎn)地證。仔細核對：蓋章是否正確，內(nèi)容是否一致。
二十一、貨代退回核銷單，先不要寄給工廠
① 做美金時，財務(wù)到銀行核銷，核銷好銀行蓋章后，寄回工廠。
② 如果用離岸公司的帳戶劃美金給工廠，就可以直接寄回工廠，不用去核銷。
③ 做人民幣時，外貿(mào)公司自己去核銷外匯，辦理退稅。
④ 用離岸公司與工廠做美金時，工廠的核銷單退下來后可以直接寄還給工廠，不需要財務(wù)核銷。
